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《电子文件归档与管理规范》
《电子公文归档管理暂行办法》(6号令)
讲解
国家档案局科研所 邱晓威
1、背景
办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用,电子文件已经和正在大量产生,并将进一步成为新产生文件的主体,做好电子文件归档与管理工作,已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战和难题。
对电子文件的产生和运行特性,已经有了基本的认识;对电子文件的归档与管理,已经研究制定了一些管理法规和技术标准,一些地方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作;专门用于电子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。我国的国内、国外的多项研究有了多项成果。可以说,对于电子文件我们已经不再陌生,电子文件归档与管理已经成为许多档案室工作的重要组成部分
2、事例
缅典巴甘的3900个佛塔历经1000多年可根据档案恢复
原东德电子文件不能读取
1985年美国的李教授宣布:1949年“哈弗马克3”计算机中的电子文件不能恢复
1985年神户地震丢失部分电子文件
1998年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据
1996年我国某部门OA系统中的电子邮件丢失
1996年加拿大调查委员会宣布因管理不善,该国索马里驻军的电子文件失去凭证作用
我国某银行每天将50万张单据电子化,但原件仍须保留只因每年有100余件法庭要求原件
1997年美国GRS20规定可不保留电子文件,引发司法纠纷
3、电子文件涉及的领域
从中央到地方甚至村镇
从内部办公到电子政务的窗口服务
从单位运转到个人生活
从行政管理到经济建设
4、电子文件形式变化
文字
图形(光栅、矢量、三维、图形更迭动画、矢量图动画)
音频
视频
多种媒体(网页、人员表格示例)
人员登记表
姓名:邱菲 性别:女 出生年月:1977.8
相貌 ( 照片 ) 健康状况:( 影像 )
文化程度:大学本科
专长: 软件制作 、 电脑美工
简历:。。。。。。。。
5、定义
国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件的定义为:“电子文件指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”
6、电子文件定义及其包含的要素
数字设备要素、数码信息要素、信息载体要素、网络环境要素、文件属性要素等。这些要素基本概括了电子文件的属性,能比较好的为档案工作者理解和接受,同时也有利于以此为依据指导工作。
7、电子文件的基本特征
对硬件和软件的依赖性。
非直读性。
信息与载体的相对分离性。
结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。
信息共享的便利性和安全维护的复杂性。
8、电子文件的产生和运行过程
发文的产生和运行过程一般为:起草文件→处室领导意见(修改)→报送部门领导签批(修改)→文秘部门、办公厅(室)登记、赋予发文号(文字或形式修改)→报主管领导审查→单位领导签发→文秘部门加电子印章下发文件→文件暂存→电子文件归档;
收文的产生和运行过程为:文秘部门接收文件、登记→报办公厅(室)领导→批转有关部门或主管领导→有关部门提出处理意见→报主管领导→报单位领导→根据领导签批意见办理→文件暂存→电子文件归档。
照片和图象信息的传递:分割成若干个小块,在不同的路径上传递。
特点:处理过程的连续性增强,信息本身在空间和时间上被分割。
电子文件在收、发过程中,有内容与模版(格式)分离的方式
例:发文方只发文件内容(文头、文尾);
收文方预先存有模版(文头、文尾);
收文后拼装成文件(文头、文尾)
9、电子文件从生成到归档存在管理方法和制度上存在着不少问题
管理不严,存在被删改的可能;电子文件处于文秘部门和档案部门分段管理状态,造成归档时背景信息不全;有的单位产生的电子文件不得不覆盖旧的电子文件,造成电子文件的不完整;有些部门的电子邮件形式的电子文件未明确收、发单位中谁负责归档,致使这类电子文件处于管理混乱的状态;有的电子文件存储过于分散,未实现集中脱机保管;还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法;少数单位已采用了“无纸化”办公方式,对电子文件管理存在隐患;在部门内部的封闭网络中,电子文件的法律地位通常是处于被内部“默认”的状态,而一旦面向社会的法律效力仍难以被认可;载体随意;设备更新太快;信息格式混杂;身份识别漏洞;版本管理混乱;安全隐患多等。
10、保证电子文件真实性的措施
(1)保证电子文件的原始性。
(2)保证原始性的基础上,建立真实性的认定方法和手续。
(3)建立符合法律要求的电子文件真实性鉴定规则和程序。
(4)明确电子文件真实性鉴定的执行部门和责任者。
11、保证电子文件的完整性的要求
(1)建立电子文件的收集和积累制度。
(2)在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。
(3)在电子文件的处理过程中对必要的背景信息的项目作出规范化的要求,并随时进行登记。
(4)制定电子文件元数据管理规范,并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明。
12、融入办公自动化的系统设计
电子文件的产生和运行完全是由相关系统来实现的,不是文秘部门或档案部门采取手工干预来实现的,因此,在单位办公自动化系统功能设计之初,档案部门应该协同相关部门参与到整个办公自动化系统设计之中,提出相关要求,才能避免应系统设计缺陷造成归档电子文件的不完整、不真实和不可靠。
13、电子文件归档的程序
(1)确定电子文件是经过审批的最终“版本”;
(2)积累和积累整理;
(3)编制目录;
(4)整理归档的电子文件;
(5)鉴定归档的电子文件;
(6)检测归档的电子文件;
(7)编制归档说明;
(8)存入磁光记录介质;
(9)复制备份,确定保存方法和地址;
(10)确定载体标识。
14、电子文件的收集范围
电子文件的收集范围,按照国家有关公文的收集范围规定执行。
注意:草稿文件、起辅助作用或正式作用的电子文件 、“无纸化”系统生成的电子文件 ,收集方法不同。
对不同信息类型的电子文件,由于其技术特性不同,存储载体和记录信息的标准、压缩算法也不同,所以应分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性。
与纸质文件不同,电子文件的读取、还原,离不开其生成的软硬件环境和元数据等,所以电子文件收集、积累还必须包括这些内容。
15、电子文件的积累方法与程序
积累工作必须从电子文件形成阶段就开始。电子文件的积累是一项经常性、且必须按有关规定和标准进行的工作。
电子文件的积累中不仅应保证电子文件的原始性、真实性、完整性,同时,也应防止存有电子文件信息的载体丢失、损毁,为电子文件的归档打下坚实的基础。
16、电子文件的积累范围
按形成电子文件的形式分有:文本文件、数据文件、图形文件、图象文件等;按电子文件的功能分有:各种公文、文本文件(含检查、检测、鉴定文件)、设计文件、研究试验文件等。
按归档要求应接收归档的电子文件。
对未列入应接收归档的电子文件,有的也要收集,因为有时需要对一些项目做补充归档或扩大归档。
17、电子文件的整理与归档
电子文件的整理,是指按照一定原则和方法,将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作。电子文件整理工作包括两个层次:一是对分类、排序的组织,二是对建立数据库的