电子文件归档 整理、
电子文件整理的前期准备工作
1、学习和掌握以规则》为核心的电子文件整理方法,在真正掌握电子文件整理方法之后,才能开展整理工作。
2、学习并掌握广西壮族自治区电子文件整理质量标准》,确保和提高电子文件整理质量。3、配备配齐归档电子文件整理工作必需的软硬件设施。电子文件整理在计算机和网络环境下进行,计算机设备和网络设备等相关配件配齐之后,才能开展电子文件整理工作。
4、安装并使用专门用于电子文件的归档整理工作的软件如GD2000综合档案管理系统V5.0》。二、电子文件整理原则
1、归档电子文件整理总的指导思想:简化整理、深化检索
在电子文件整理和电子文件检索两项工作中,两者的关系很明确,整理是档案工作的基础,检索是档案工作的目的。前者要服务于后者,后者工作的质量取决于前者的工作质量。整理的整个工作重心要紧紧地围绕检索的需要开展工作。整理是使档案工作有序化的过程,检索则是档案工作的出发点和工作目的,只有在科学整理的基础上,检索的查准率、查全率才能达到100,并实现便捷、快速检索,消灭死档案现象,只有如此,档案工作的价值和作用才得以实现。 因此,整理是第二位,检索是第位。整理的目的是为了更好地检索,而是否有利于检索则是检验整理工作的标准。毋庸置疑,检索决定整理,整理要随着检索的需要而改变、改革。 在电子文件、电子档案时代,检索是计算机的自动智能检索,是点对点步到位的全文检索而不是传统的全宗――类目――文件――全文层层检索,因此,传统意义上的整理是不能适应现代化的检索需要的,所以,只有现代化的整理方法才能适应现代化的检索需要,简化整理、深化检索应运而生。 简化整理,就是要简化传统整理工作中不适应现代化检索要求的方法,其体现在整理的各个工作流程中就是要减少、弱化,甚至消灭繁锁、复杂的人工方式方法,逐步以简化、实用的现代化的方式方法取而代之。如电子文件收集,我们通过计算机以及电子文件管理系统就能即时采集到齐全而完整的电子文件; 电子文件的归档与不归档工作流程,我们只需要使用计算机、应用电子文件管理系统,以确定和取消的方式进行,就能确定电子文件的归档与不归档,便捷、快速、准确;电子文件年度的划分,绝无差错;电子文件的分类,只需要在类目――年度――期限下进行,就已经很便于计算机和电子文件管理系统点到点的直接检索,而检索相比较人工的类目――年度――期限――机构或问题的层层分类要简化、准确、快捷; 著录工作,计算机和电子文件管理系统能实现除了期限的划分以外的全部项目的自动录入工作而无需人工的逐个著录,省时、省力、省心;机读目录的制作,计算机通过电子文件管理系统就能自动生成。整理工作的简化是不言而喻的发展趋势,而深化检索则是电子文件现代化管理的前提,为了符合计算机电子文件管理系统检索功能的需要,所有电子文件著录要素项目必须全面、完整、准确。因此,著录工作要深化,这是检索工作的基础。2、全宗内,各门类电子文件、电子档案进行统整理
全宗内按门类进行档案整理是档案整理的基本原则。电子文件作为种新型载体档案也应遵循这基本原则。电子文件是在数字设备和网络环境中产生的文件,归档电子文件立档单位在职能活动中产生的,且有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 其文件类型有文本文件、数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等等,这些类型的电子文件按档案的分类方法,同样应该分为电子的文书档案、专门档案、会计档案、科技档案、生产经营档案、录音档案、录像档案、照片档案等等电子档案门类,按照,规则》5.1条同单位的电子文件应在其全宗内按
1档案类别――年度――保管期限
2档案类别――保管期限――年度
3档案类别――年度――保管期限――机构问题
4档案类别――保管期限――年度――机构问题
等分类方案中的种进行分类。同全宗内应保持分类方案的稳定。 整理的规则》是各类电子文件、电子档案整理的总的整理规则,各机关、团体、企业、事业单位和社会组织职能活动中产生的各门类电子文件、电子档案的整理均应按照规则》的规定进行。必然地,规则》规定的整理不只局限于全宗内电子公文、电子邮件公文等文书档案,同时还包括了会计、科技、生产经营、音像、专门等档案。 3、电子文件的归档整理要做到随到随归档或随办结随归档进行整理
电子文件的归档整理主要是通过网络、电子计算机和电子文件管理系统来实现的。电子文件归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档是在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程,需要进行随到随归档,亦即实时归档。逻辑归档的电子文件不需要进行整理。
物理归档是把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。物理归档是电子文件办结后归档。物理归档的电子文件要按照规则》的规定和要求进行整理。 4、正确理解和把握电子文件归档与管理工作中件的概念
件是档案整理的基本单位。电子文件和纸质文件都采用同概念,但应用在整理工作中,电子文件的件与纸质档案的件有很大区别。根本区别就在于有无人为因素的判断。广西壮族自治区电子文件整理规则》2.4条: 件是归档电子文件的整理单位。每份归档电子文件为件
广西壮族自治区
归档文件整理实施细则》2.3条:件是归档文件的整理单位。般以每份文件为件,文件正本与定稿为件,正文与附件为件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为件,转发文与被转发文为件,报表、名册、图册、会议记录等册本为件,来文与复文可为件,重要文件的草稿各为件。 相比较两者的表述,电子文件的件是独立的,每份归档电子文件为件,纸质文件的件是关联的,有因果关系的文件是件,亦即两份或两份以上的文件,只要有关联都可以组成件。电子文件的件因为是独立的,对其的判定已无人为因素,纸质文件的件因为关联文件为件,仍需要人去组,人为因素仍在起组件的作用。因此,在进行电子文件整理时,首要也最重要的是要克服传统意义上组件的人为观念,树立电子文件独立而完全意义上的单件的观念,亦即份即件的概念。
三、电子文件的整理方法
规则》规定了逻辑归档的电子文件般不要求进行整理,而物理归档的电子文件必须进行整理。电子文件的整理以单份文件为单位进行,最大限度地保持历史原貌,便于计算机和电子文件管理系统的管理和应用,并与办公自动化相适应,基本实现了与文档体化相适应的新型整理方法。规则》规定的整理方法主要包括: 1、收集归档电子文件
收集本单位在职能活动中产生的,具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。包括文件内容、背景信息和元数据。2、电子文件进行分类
电子文件的分类,规则》提供分类方式包括:1档案类别――年度――保管期限;2档案类别――保管期限――年度;3档案类别――年度――保管期限――机构问题;4档案类别――保管期限――年度――机构问题四种方式。并规定同单位的电子文件应在其全宗内按分类方案中的种进行分类,同全宗应保持分类方案的稳定。电子文件的分类包括区分档案类目、区分年度、划分保管期限、区分机构问题四个方面的内容。
1区分档案类别
传统纸质载体档案的类别大致可分为文书档案、科技档案、会计档案、专门档案、生产经营档案、音像档案、实物档案等。2区分年度
按电子文件的成文时间直接划分年度,不存在文件的针对年度和生效年度。
3划分保管期限
按现行国家、行业、部门或本单位制定的文件材料的保管期限的规定执行。4区分机构问题
电子文件按其形成或承办机构问题分类。
5自治区各级党委、政府、人大、政协办公厅室可按自治区档案局制定的分类方案进行分类。详见文书档案分类方案
6有档案工作行业标准的单位可按行业标准执行。3、排列编号
电子文件的排列,在分类方案最低级类目内,按其成文时间先后顺序排列。
4、著录标引
电子文件使用GD2000综合档案管理系统V5.0》按照
档案著录规则》著录标引,著录项目依照GD2000综合档案管理系统V5.0》设置项目进行。5、建立目录
归档电子文件应依据分类方案和件号顺序建立归档电子文件机读目录。电子文件编目应逐件进行,并在GD2000综合档案管理系统V5.0》中完成。电子文件机读目录包括目录封面和内容两部分。四、归档电子文件的质量标准
归档电子文件在遵循电子文件的自然形成规律,保持电子文件之间的有机联系,区分不同年度和价值,便于保管和利用的整理原则的基础上,整理时要达到以下质量标准:1、归档电子文件齐全完整
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕,应作为电子档案保存