HJ 8.3-2023 生态环境档案管理规范 建设项目生态环境保护.pdf

中华人民共和国国家生态环境标准HJ8.32023代替 HJ/T 8.394生态环境档案管理规范建设项目生态环境保护Specification for management of ecological and environmental archivesEcological and environmental protection of construction project本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2023-01-04 发布2023-02-01 实施生态环境部发 布HJ 8.32023i目次前言.ii1适用范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14基本要求.25文件材料的形成与积累.26文件材料的整理.37文件材料的归档.58档案的管理.59档案的开发与利用.6附录 A（规范性附录）建设项目生态环境保护文件材料归档范围和档案保管期限表.8附录 B（资料性附录）案卷编目式样.10附录 C（资料性附录）建设项目生态环境保护案卷归档移交清单格式.15附录 D（资料性附录）建设项目生态环境保护档案销毁清册格式.16HJ 8.32023ii前言为了贯彻中华人民共和国环境保护法 中华人民共和国档案法 建设项目环境保护管理条例环境保护档案管理办法，加强建设项目生态环境保护档案的科学管理，规范建设项目生态环境保护档案工作，服务于生态环境事业发展的需要，制定本标准。本标准规定了建设项目生态环境保护工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准是对环境保护档案管理规范建设项目环境保护管理（HJ/T 8.394）的修订。本标准首次发布于 1994 年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有：标准名称调整为生态环境档案管理规范建设项目生态环境保护；修订了标准的适用范围、术语和定义；增加了规范性引用文件、基本要求、档案编号示例；修订了建设项目生态环境保护文件材料的形成与积累、整理、归档和档案管理的有关内容；增加了电子文件材料整理、归档、保管、销毁的相关要求；补充和完善了归档范围、档案的利用。删除了对建设单位、设计单位、环境影响评价单位的归档监督管理要求。本标准的附录 A 为规范性附录，附录 B附录 D 为资料性附录。自本标准实施之日起，环境保护档案管理规范建设项目环境保护管理（HJ/T 8.394）废止。本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。本标准主要起草单位：生态环境部华南环境科学研究所。本标准生态环境部 2023 年 1 月 4 日批准。本标准自 2023 年 2 月 1 日起实施。本标准由生态环境部解释。HJ 8.320231生态环境档案管理规范建设项目生态环境保护1适用范围本标准规定了建设项目生态环境保护工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位（以下简称生态环境部门）的建设项目生态环境保护档案管理。其他部门、单位的建设项目生态环境保护档案管理可参照本标准执行。本标准不适用于核与辐射建设项目的生态环境保护档案管理。2规范性引用文件本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T 10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T 11821照片档案管理规范GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 18894电子文件归档与电子档案管理规范HJ 9生态环境档案著录细则DA/T 15磁性载体档案管理与保护规范DA/T 28建设项目档案管理规范DA/T 31纸质档案数字化规范DA/T 38档案级可录类光盘 CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范DA/T 50数码照片归档与管理规范DA/T 69纸质归档文件装订规范DA/T 78录音录像档案管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。HJ 8.3202323.1建设项目生态环境保护文件材料ecological and environmental protection documents ofconstruction project建设项目生态环境保护工作中形成的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的记录，以下简称文件材料。3.2建 设 项 目 生 态 环 境 保 护 档 案ecological and environmental protection records ofconstruction project具有凭证、查考和保存价值并归档保存的建设项目生态环境保护文件材料，以下简称档案。4基本要求4.1建设项目生态环境保护档案工作应遵守国家档案法律、法规，符合建设项目生态环境保护实际需求，确保档案真实、完整、可用和安全。4.2档案工作应与建设项目管理同步，纳入质量保证体系、管理程序和岗位责任制等，实现从文件材料形成、整理到归档管理的全过程控制。4.3生态环境部门的档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导，认真做好档案的接收、管理、开发利用等工作。4.4文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，按照档案管理要求全面收集、及时整理归档。若承办部门涉及 2 个及以上，由主办部门负责收集整理。外协单位应按照国家有关规定及生态环境部门的要求，做好所承担工作中文件材料的收集、整理、归档、保管与移交等。4.5文件材料承办部门业务调整或人员发生变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。4.6涉密文件材料、档案的管理及开发利用应严格遵守国家有关保密规定。5文件材料的形成与积累5.1文件材料承办部门（承办人）应全面收集与积累建设项目环境影响评价、设计、施工、竣工、运行、关停、服务期满后（退役期）等主要工作阶段形成的文件材料，参见附录 A。重要工作阶段形成的音视频文件材料，具体参照 DA/T 28 有关规定执行。5.2文件材料应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求。5.3电子文件的收集与积累应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成，声像类电子文件及在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由工作人员手工完成收集与积累，确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。HJ 8.3202335.4电子文件应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，以便信息共享和长期保存。以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格式，不能转换时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。5.5声像文件材料应客观、系统地反映主题内容、人物和场景等，画面完整、端正，声音和影像清晰。照片应采用 JPG、TIF 文件格式，大小宜在 3 MB10 MB 之间，分辨率不得低于 1200 万像素。视频应采用 MPEG-2、MP4、FLV、AVI、MOV 等数字图像编码格式，分辨率不得小于 1080 P。音频应采用MP3、WAV 等格式，采样率应为双声道 48 kHz，采样精度不应低于 16 bit。珍贵且需永久保存的可收集、归档一套 MXF 格式文件。6文件材料的整理6.1整理的原则和要求6.1.1文件材料整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，科学分类，合理组卷。6.1.2文件材料整理应区分不同价值，便于保管和利用。6.2价值鉴定与密级6.2.1文件材料承办部门（承办人）应依据附录 A 进行鉴定，科学划定保管期限。保管期限分为：永久、定期（30 年、10 年）。6.2.2涉密文件材料的密级及保密期限照实标注。工作秘密按照建设项目实际需要进行标注。6.3文件材料整理方法6.3.1文件材料一般按照事由结合时间或重要程度的顺序进行组卷。6.3.2卷内每件文件材料的排序：一般印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列。不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。6.3.3卷内文件材料应按排列顺序，依次编写件号及页号。装订的案卷，卷内单面书写的文件材料应在有效书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号，页号均从 1 开始。不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内文件目录、卷内备考表不编写页号。6.3.4案卷可整卷装订或以件为单位装订。以件为单位装订的应在每件文件材料首页空白处加盖档号章，已装订成册的文件材料不再装订。装订采用线装法、变形材料装订法等方式，具体参照 DA/T 69有关规定执行。卷内不同尺寸的文件材料应在不影响日后使用效果的前提下折叠为统一幅面，图纸折叠HJ 8.320234方法参见 GB/T 10609.3。6.3.5档案的档号按照各单位档案分类方案给定，一般由全宗号、目录号（或分类号）、案卷号构成。示例如下：XXXX-XX（或 XXXX）-XXX案卷号（案卷排列顺序）分类号（分类方案设定的类别代号）目录号（案卷所属目录代码）全宗号（向档案馆移交档案时由档案馆给定）6.3.6案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。案卷封面、案卷目录、卷内文件目录以及卷内备考表的编写参照 GB/T 11822 有关规定执行。案卷封面式样参见附录 B 中的图 B.1，案卷目录式样参见附录 B 中的图 B.2，卷内文件目录式样参见附录 B 中的图 B.3，卷内备考表式样参见附录 B 中的图 B.4。6.3.7在编制档案目录时，应对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录，以便检索。档案著录按 HJ 9 有关规定执行。6.3.8卷内文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应按装裱技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。6.3.9纸质照片的照片、说明等应齐全。对反映同一内容的若干张照片进行整理时，应选择其中具有代表性和典型性的一组（或一张）照片进行整理，照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，图像（影像）清晰、完整。照片的文字说明应综合应用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该组（张）照片所反映的主要内容。照片的整理参照 GB/T 11821 有关规定执行。6.3.10录像带整理应简要说明该片的主要内容（片名）、语别、制式、放映时长、规格、摄录者、摄录时间、密级，录音带应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、语别、录制长度、录制者、录制时间、密级等。录像带和录音带的整理参照 DA/T 15 有关规定执行。6.4电子文件的整理6.4.1电子文件应参照纸质文件的整理方式，在拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、命名、存储等整理活动。可按照分类方案建立多层级文件信息包集中存储，文件信息包应包含电子文件及过程信息、结构信息、背景信息等元数据。电子文件的整理参照 GB/T 18894 有关规定执行。6.4.2电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名；在单台计算机中经办公、绘图类等应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。6.4.3电子文件承办部门（承办人）负责对电子文件信息包进行准确性、完整性、可用性和安全性检验，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体的内容是否一致等。HJ 8.3202356.4.4数码照片应使用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件进行整理，不得对数码照片的内容和 EXIF 信息进行修改和处理。数码照片的整理参照 DA/T 50 有关规定执行。6.4.5音像电子文件在保证真实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过转码、复制等方式将电子文件采集、转存在计算机存储器中，经