《河南省电力公司输变电工程档案管理实施细则》.doc

豫电工程〔2005〕335号
关于印发河南省电力公司
输变电工程档案管理实施细则的
通 知
公司系统供电企业、设计施工单位:
为进一步规范省公司系统输变电工程技术资料与档案管理,统一工程档案的验收标准,全面提高输变电工程建设整体移交水平,实现达标投产、创建精品工程的目标。根据国家基本建设档案管理的有关规定,公司总经理工作部与工程建设部联合制定《河南省电力公司输变电工程档案管理实施细则》(试行),结合在工程建设过程中所推广应用公司工程建设信息管理系统,认真贯彻执行,要求今年在输变电工程建设管理过程中形成竣工资料电子化移交。若在执行过程中存在问题及时反馈到公司总经理工作部或工程建设部。
二○○五年五月九日
主题词:工程 档案 管理 通知
河南省电力公司工程建设部
2005年5月9日印发
印制:黄 浩 校对:韩文德
附件
河南省电力公司
输变电工程档案管理实施细则
(试行)
1 总则
1.1 为了规范河南省电力公司(以下简称省公司)输变电工程技术资料与档案管理,提高工程建设管理水平,统一工程档案的验收标准,实现达标投产、争创精品工程,根据国家基本建设档案管理的有关规定,特制定本细则。
1.2 输变电项目工程档案是输变电建设项目在(工程)立项、审批、招投标、勘察设计、施工、安装调试、监理、生产准备到竣工投产全过程中形成的,应当归档保存的。文件、图纸、图表、声像等形式,以纸质、胶片、磁介、光介等为载体的全部文件材料。
1.3 省公司作为业主方负责组织、协调和指导总承包建设、设计、施工和监理单位编制项目过程管理技术资料和竣工文件,规范项目技术资料和档案整理。单项输变电工程应由委托建设单位牵头成立由设计、施工、监理等各参建单位及运行单位组成工程档案管理协作组,与工程建设同步,协调解决工程档案工作中存在的问题。协作组各方要及时做好各自职责工作范围或合同规定内的技术资料的收集、整理和移交工作,接受省公司的指导与监督检查。
1.4 本细则适用于工程建设项目的竣工文件编制、工程文件整理归档及工程档案验收、达标投产检查等。
2 编制依据
2.1 《中华人民共和国档案法》
2.2 《中华人民共和国档案法实施办法》
2.3 DA/T28-2002《国家建设项目文件归档要求与档案整理规范》
2.4《企业档案管理规定》(国家档案局)
2.5 《国有企业文件材料归档办法》(国家档案局、国资委档发〔2004〕4号)
2.6 《国家重点建设项目档案管理登记办法》(国家档案局 国档发〔1997〕15号)
2.7 《电力工业企业档案分类规则》(原能源部 能源办〔1991〕231号)
2.8 GB/T 11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》
2.9 《技术制图复制图的折叠方法》
2.10 《归档文件整理规则》(国家档案局)
3 工程档案管理职责分工
3.1 项目法人:负责监督和协调工程各参建单位编制工程技术资料和竣工文件,指导和检查技术资料和档案整理移交的规范性。负责工程前期文件、初步设计审查、质量监督检查、工程招投标文件、竣工启动验收文件、工程预决算文件等资料收集整理与归档。
3.2 建设单位:具体负责工程建设全过程技术资料及文件的编制、归档等工作的组织协调,负责汇总整理各参建单位提交的全部工程档案,并向生产运行单位移交。
3.3 勘察设计单位:提交工程各阶段勘察设计文件,提交全部设计修改通知单和设计总结。
3.4 施工安装调试单位:负责编制、收集、整理、提交全部竣工图,施工安装调试记录(含隐蔽工程及测量记录),质量验评记录、工程联系单和移交生产前消缺记录、施工总结等。
3.5 监理单位:负责编制、收集、整理、提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项(质量、工期、投资等)的全部文件资料和监理工作总结,督促检查工程建设中文件材料收集积累和完整、准确情况,负责竣工文件和竣工图审核并签署意见。
3.6 生产运行单位:负责收集、整理生产准备文件、企业技术标准(现场运行规程、管理制度及措施、操作及事故处理规程等),接受校准建设单位移交的所有技术资料并归档。
4 归档范围、份数、时间
4.1 凡是反映与工程有关、具有查考价值的各种载体的文件材料(图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等),均应收集齐全并归档。委托建设单位在合同或协议签订时应设立专门条款,明确技术资料整编归档内容和各方应承担的责任等。归档范围及责任单位详见附录。
4.2 归档文件的份数:归档的工程前期、竣工验收的文件均为一份原件,保存在省公司档案室。施工工程文件(施工记录、试验记录、调试记录和竣工图)为三份,其中二份移交生产运行单位,另一份原件保存在建设单位档案室。
4.3 归档时间:一般性文件材料及合同协议在文书处理完毕和合同、协议签定完毕后即归档。初步设计阶段形成的材料,在初设审查批复后即归档。设计、监理、施工、设备招投标文件,一般在决标后即归档。各专业工作中形成的材料,在工作告一段落后即归档。设备开箱技术文件及图纸,现场开箱验收后即归档。竣工图及竣工资料在工程试运后一个半月内归档。
5 档案的整理要求
5.1 工程依据性文件
5.1.1 原件与复印件的问题。凡本单位的发文均要求原件归档。凡对方主送与抄送本单位的收文,均应原件归档。如若转发文,直接隶属关系的文件应红头文件归档,间接关系的转发文可复印件归档,但一定要复印清楚、文件齐全。
5.1.2 工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
5.1.3 在归档的文件中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一种文件,分别立在一起,不得分开。
5.1.4 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依次排列在一起,批复在前,请示在后,正件在前,定稿在后;转发文在前,被转发件在后;多种文字形成的同一文件,原文在前,译文在后;图文紧密排列时,文字材料在前,图样在后。
5.1.5 征地文件材料:要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等,分期分批交待清楚,按文件形成的规律排列;一般依据性的批复在前,征地红线图、征地申报表、拆迁协议书、拆迁安置表等文件在后。遇到密不可分的依据文件(如几块土地同是一个批文、红线图一次办理等情况),可有在倾向性地将文件归在同一卷中。若在其它卷中提及到这一类文件,可在备考表中加以注释(×××号文参见×××档案号)。征地规划证等原为硬封皮归档,可不去除硬封皮与文字材料组成一卷。
5.1.6 工程评估材料、招、投标书,决标书,议定书,谈判协议,现场备忘录等,按文件形成的规律分类、组卷。
5.1.7 协议、合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件要求:从法律效用上考虑,凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方,其合同、协议与证书均应将一份正本归档,以私章代替亲笔签名、以单位名义签署的只有签名无公章或只有公章无签名的、归档件为复印件等情况均不符合档案管理要求,接收方有权不予接收。
5.1.8 公司委托代理有关进口设备材料合同,应保存合同副本归档。
5.2 工程设计文件:
工程全部设计文件应齐全、系统、完整。归档的图纸一般要求为蓝图。可行性阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段的文件排序,一般按设计院卷册排列、编目。如设计院有补充报告或设计文件,根据设计院的通知分阶段处理,如设计院补充文件无目录,则按内容分别插入有关卷册,但需重新做图册卷内目录。对国外设计图纸若有总目录时按其顺序排序,但要注明版次(是最终图还是确认图)。
5.3