水运工程档案管理.doc

第二节 水运工程信用信息管理
按照交通运输部《水运工程建设市场信用信息管理办法》交水发[2008]510号的要求,水运工程建设市场实施信用信息管理,管理的主要当事责任主体包括从事水运工程建设的建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位和试验检测单位。信息管理包括信息系统的建设、维护以及信息的采集、审核、汇总、上报和发布等工作。
上节所开展的水运工程质量安全督查是信息的采集的重要手段之一,所掌握的情况作为上报主要内容之一。对于督查中发现的符合《水运工程建设市场主要责任主体不良行为记录认定标准》范围内的不良行为,不良行为记录信息事实清楚的将在省级交通运输主管部门信息平台发布外,并及时上报交通运输部。
第三节 水运工程文件档案编制要求
由于水运工程施工企业来自全国不同地区,而国内不同地区和我省部分地市的城建档案管理规定存在不同程度的差异,为加强水运工程施工资料文件的归档整理工作,建立完整、准确的水运工程施工资料档案,根据交通运输部《关于印发<水运建设项目文件材料立卷归档管理办法>的通知》(交办发〔2009〕225 号)、《港口工程竣工验收办法》(交通部令2005 年第2号)、《航道工程竣工验收管理办法》(交通部令2008 年第1号)、《水运工程质量检验标准》(JTS257-2008)及财政部关于财务决算的有关规定,并结合我省水运建设项目的实际情况制定水运工程资料整理的要求。
一、基本规定
(一)参与水运建设项目的业主、设计、监理、检测、施工等单位必须高度重视,成立竣工资料编制小组,及时收集建设过程中的各种有关文字材料、技术数据及各项检测资料,要坚持实事求是的科学态度和认真负责精神,确保原始记录的真实性、可靠性,不允许涂改、重新抄录,严禁伪造。
(二)合格的水运建设项目文件材料档案,是真实反映项目建设过程和建设成果的记录及载体,工程竣工的必备条件,也是评定工程项目等级的必要条件之一,因此,凡竣工档案验收不合格的工程财务不予结算,不能进行竣工验收,工程不能交付使用。
二、参建单位职责
(一)建设单位职责
1、水运建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人(建设单位)负责制。水运建设项目文件材料资料的编制和归档,项目法人(建设单位)为第一责任人。项目法人(建设单位)应把水运建设项目文件材料编制归档工作作为工程建设的重要组成部分,纳入项目管理工作。
2、项目法人(建设单位)应在招投标和制订有关合同时,应设立专门条款,明确有关方面对项目文件收集、整理、归档和移交的责任,并有相应的检查、考核措施。
3、项目法人(建设单位) 应督促各参建单位必须建立竣工资料整理、归档的管理责任制,确定一名领导分管档案工作,配备素质较高的档案专、兼职人员负责建设项目文件材料的收集、整理和归档工作,保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统,且与工程建设同步。
(三)监理单位职责
1、监理单位不但要按本要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作,而且还要督促、并定期检查各施工单位水运建设项目文件材料的编制工作。对施工单位水运建设项目文件材料的完整性、准确性及编制质量负监理责任。
2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制。水运建设项目文件材料初验前,总监及整理编制水运建设项目文件材料的监理人员均不得离开本项目岗位。
3、施工单位在报请初验水运建设项目文件材料前,监理单位必须先进行审查、经审查合格后,方能签认。未经监理单位审查签认的水运建设项目文件材料,不得进入初验程序。
(四) 施工单位职责
1、施工单位整理编制的“施工文件”是水运建设项目文件材料的主要部分,它记录和反映了工程实施的全过程,形成了大量的技术资料,对今后工程使用、管理、维护及改扩建的有着极其重要的作用。对此,各施工单位的主要领导必须引起高度重视。水运建设项目文件材料初验前,各合同段项目经理、总工及整理编制水运建设项目文件材料的经办人员均不得离开本项目岗位。
2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制,合同段项目经理为本合同段水运建设项目文件材料编制的第一责任人。将施工阶段形成的行政管理文件、技术管理文件、质检资料、试验资料等的收集整理及存放工作落实到专人负责。
3、施工过程中,对已办理分项、分部或单位工程中间交工验收的,必须在30 天内,按本要求编排目录,将资料整理后,分类存放。定期开展施工资料整理、编制及存放的自查工作,并将自查情况向监理工程师提交书面报告。做到每完工一项,工程资料就完成一项。
4、工程项目凡实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集,然后由总包单位进行汇总,并负责对分包单位的文件材料进行审核把关;凡由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集其承包工程建设项目全部文件材料。
三、文件材料的收集和整理
(一)收集范围
水运建设项目文件材料的收集工作,按照“谁形成谁负责”的原则,由项目文件材料的形成单位或部门负责,编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。具体收集范围及归档单位按《关于印发<水运建设项目文件材料立卷归档管理办法>的通知》(交办发〔2009〕225 号)中的《水运建设项目文件材料收集归档范围》执行。为严格按《水运建设项目文件材料收集归档范围》编制水运建设项目文件材料,既做到整理规范和内容完整,又便于操作,本要求对归档文件内容进行了细化,并就组卷分册也作了明确的要求,详见“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”。
水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表
序号
归档文件
编制单位
备注
第一部份 综合文件
第一册
竣(交)工验收文件
1
竣工验收文件
(1)
竣工验收申请、批准文件
建设单位
(2)
竣工验收鉴定书及竣工验收证书及附件
建设单位
附件为整个工程项目质量评定汇总表
(3)
竣工验收报告
建设单位
(4)
港口(航道)工程初步验收意见
建设单位
2
各单位工程交工验收证书
(1)
项目开工及批准文件
建设单位
(2)
合同段开工报告及批准文件
建设单位
(3)
交工验收申请及批准文件
建设单位
(4)
交工验收证书及附件
建设单位
附件为单位工程质量评定汇总表
(5)
交工验收报告
建设单位
3
各单位的工作报告
(1)
工程项目执行报告
建设单位
(2)
工程设计工作报告
设计单位
按合同提交
(3)
工程质量监督工作报告
质量监督部门
(4)
工程监理工作总结报告
监理单位
按合同提交
(5)
工程施工总结报告
施工单位
按合同提交
第二册
专项验收文件
1
档案验收文件
建设单位
2
环境验收文件
建设单位
3
消防验收文件
建设单位
4
其他验收文件
建设单位
第三册
立项审批文件
1
可行性研究报告及批准文件;
(1)
可行性研究报告及审批(核准)文件
建设单位
(2)
可行性研究报告的评估报告或专家评审意见
建设单位
(3)
行业主管部门对可行性研究报告的审查意见
建设单位
2
环境影响评价报告书及批复
建设单位
3
项目用地预审意见
建设单位
4
岸线