电力工程设计单位数字档案管理.pdf

2012年04月
吉林电力
Apr.2012
第40卷第2期(总第219期)
Jilin Electric Power
Vol40 No.2(Ser. No 219>
电力工程设计单位数字档案管理
Digital Archives Management for Electric Power Engineering Design Institutions
王旭',韩帅2
东北电力设计院,长春130021;2大唐黑龙江电力技术开发有限公司,哈尔滨150028
摘要:针对电力工程设计单位信息化建设及科技发展需要,提出了适用于电力工程设计的数字档案管理模式,对
数字档案的建设目标、建设内容、系统架构、数据收集、数据处理等进行了论述。建立.了采集、整编、数据分级、查询
借阅等一整套新的数字档案工作流程,开发了6个大模块、14个二级模块的功能及业务,实现了档案资源数字化及
按权限共享的目标,满足了信息化建设及档案使用者的需要
关键词:数字档案;信息管理;业务流程
中图分类号:G270.71
文献标志码:B
文章编号:1009-5306(2012)02-0038-03
随着信息技术的发展,无纸化办公越来越深入馆、借阅的全过程管理。
到企业的日常工作中,电力工程设计单位对电子载1.2系统架构
体信息和档案的收集、使用和管理需求也大幅提升,
a,网络层:由硬件及操作系统组成。硬件包括后
为适应业务和管理需要,必须开展数字化档案馆业台海量文件存储设备、备份设备,相应的物理设备访
务流程建设工作,重新规划业务流程,建立新的管理问、管理、授权规则,在这些硬件之上是各台计算机
方式构架规划数字化档案馆,将原有的以纸张为载的操作系统,这些组成了整个数字档案馆最基础的
体的档案进行数字化处理,并通过计算机软件系统底层平台。
进行管理和利用,使所有馆彍信息资料实现数字化,
b.数据库层:是数字档案信息资源,所有的数
凭借网络力量,将档案信息快速传播,以满足工程设据资源都存储在数据库中
计信息化的需要。
c.应用层:包括支持数字档案运行时所依赖的
人员、组织机构等,它是数字档案馆发挥效用的最重
1建设目标与系统架构
要组成部分,数字档案馆的其它业务流程都建立在
此层之上,对数字档案馆的运行起着约束作用。
1.1建设目标
d.管理层:是数字档案馆的核心,所有对数字资
在“自主创新、结合实际”的原则上,逐步规划和源的操作都在此层实现。资源收集、标准化、分类、分
建立一个“存储海量化、结构合理化、形式多样化、技级,数字档案用户权限设置、流程设置、安全管理等
术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化”的都在这层加以实现。
数字档案管理系统,满足档案利用者和档案管理者
e.用户层:为用户根据自身权限通过数字档案
的需求,建设以统一数据库为依托,覆盖单位传统档馆应用模块,对相应的数字档案进行检索、借阅、下
案相关业务范畴并适时创新,集网上数据采集、存
载的平台
储、编目、管理、分级借阅于一体的综合性数字档案
馆,最大限度地提高数据产品质量、提高管理人员工2建设内容
作效率和管理水平,确保数字资源安全可控,为使用
人员提供便捷、高效的网络数字服务,在统一数据库
数字档案馆不仅是一个单一的档案管理软件,
的基础上实现实物档案和电子档案的收集、整理、入更重要的是在数字资源进人数字档案馆前后的全生
收稿日期:2012-02-05
作者简介:王旭(1983-),男,从事电力行业办公系统软件开发エ作
2012年04月
吉林电力
Apr.2012
第40卷第2期(总第219期)
Jilin Electric Power
Vol 40 No.2(Ser. No 219)
命周期中都有可以依据的固化流程,实现了除涵盖统自动形成的编目信息是否正确,若信息无误后形
传统档案的范畴,包括工程设计、文书档案、财会档成流水号与馆藏地址后上架。使用人员通过程档案
案、声像档案、荣誉档案、测绘资料等。还包括三维设模块依据密级及流程査询、下载电子档案,借阅实物
计、科技资料、企业标准体系、工程总包、核电档案等档案。
延伸领域6大模块,14个二级模块的数字化,在满
c.开发PW系统与数字档案馆间的接口,使目
足广大用户使用的同时,极大程度地规范了整个档前仍在使用PW进行管理的工程将电子图纸文件
案工作的业务流程,在统一数据库的基础上实现实直接形成档案;使用PW进行管理的新工程,采用
物档案和电子档案的收集、整理、入馆、借阅的全过“工程文件出版归档”模块,使新的图纸在网上进行
程管理
归档和出版,该模块也可以扩展到以后工程项目管
数字档案馆具有“数据收集、数据处理、数据保理软件的未端接口,多种收集方式并存的处理模式,
存、数据利用”于一体的高端知识应用系统。除了馆可以使工程档案图纸收集工作更系统,更高效,逐步
藏实物档案数字化的工作外,还涉及档案信息的采实现向规范化图纸收集方式转变。
集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、3.1.2财会档案
统计等全过程,是一种信息环境和基础设施的构建。
a,针对财会档案在分类、档案编号不合理,无法
为保证档案的安全性系统具有数据存储、备份、恢通过分类和档案编号识别该档案类别、年月、财务流
复,用户权限管理,服务器安全管理等功能,保证了水号、无网上收集、查询及借阅流程的现状,改进财
电子信息的真实性、可靠性、完整性,提供给使用者会档案从收集、整理、上架、借阅的全过程业务流程,
最方便、快捷的信息资源。
制定财会档案分类规则、编码规则,将档案编码与财
对于外部资源,采用镜像方式进行集成,按各用务编码尽量统一,流水号沿用财务流水,做好部门间
户的权限对访问内容进行过滤,提高访问效率。外部接口工作。
资源与数字档案馆物理存放于不同的服务器上,有
b.具体工作流程:财务人员填写移交目录的信
专人进行管理。
息后从系统中直接提交到档案室,档案管理人员对
提交的信息进行校核,不正确的数据通知财务人员;
数据收集、处理、保存及利用
正确的数据进行编码,归入财会档案,自动形成移交
目录。使用人员可通过财会档案模块,依据各记录的
3.1数据收集
密级和下载人的角色通过网上审批,对电子财会档
3.11工程档案
案进行查询和实物档案的借阅
a.在电力工程设计中,一部份项目使用3.1.3荣誉档案
Project Wise(以下简称PW)软件进行管理,一部份
针对荣誉档案载体有奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证
项目实施经理负责制,但无论项目以哪种方式进行书等多种类别和形式,定期对收集的各种形式的荣
管理,对成果文件的整理、归档都十分麻烦在PW誉档案进行数字化处理:奖状类扫描、其他类别拍
上的电子文件无法提取出真正的图纸文件为以后查摄。管理人员录入数字档案馆后,校核人员对电子文
看会带来很大的间题。实施项目经理负责制的工程件和编目的完整性进行校审,在审核通过后将信息
文件归档混乱,档案人员的后期整理工作量很大,导打印并贴于实物上。这样就形成了荣誉档案,使用人
致其它设计人员査询时间严重滞后。因此重新规划员通过荣誉档案模块根据密集及流程査询、下载电
工程档案在图纸产生,图纸处理,图纸利用等全过程子档案