2007年2月修订
前 言
2000年12月6日,国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22一2000《
归档文件整理规则》(以下简称《规则》)。
《规则》从我国机关档案工作的实际出发,适应档案管理现代化的需要,在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上,对
归档文件整理的原则和具体方法作出了规定。《规则》的实施,是我国机关档案工作的一次改革。《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨,对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革,推行文件级整理,大幅度简化了整理中的手工操作,降低了劳动强度。《规则》兼顾了计算机和手工两种管理方式,兼顾了机关档案室和档案馆的管理需要,为档案管理手段的创新创造了良好的环境和条件,为规范电子文件归档整理方法奠定了基础,也将有力地促进机关文档一体化管理。
2002年,为配合《规则》的贯彻实施,在全市推行实施新的
归档文件整理规则,市档案局组织业务人员对《规则》进行了学习,通过考察、参观,借鉴了许多地方的先进经验和成功做法,结合昭通实际,编写了本教材。该教材阐述了《规则》的主要原则和精神,概述了归档文件整理的操作步骤和具体方法,是各级档案部门、广大档案工作者研究、教学、学习、推广、实施《规则》的重要参考材料和培训教材。
2006年12月18日,国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》),1987年颁布的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档范围和不归档的范围》同时废止。《规定》的发布施行,标志着我国档案法制化建设取得了新的成果,对正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限,及时开展档案价值鉴定工作,确保档案资料的齐全、完整将起到积极的推动作用。
为做好《规定》的推行实施和业务培训工作,市档案局业务骨干对教材进行了修订和完善,以适应广大档案干部学习《规定》的需要。
编 写:昭通市档案局
修订组成员:易正春 陈光德 杨应焦
朱 兰
审 定: 易正春
统 稿: 杨应焦 朱 兰
执 笔: 杨应焦 朱 兰
修 订 时 间: 2007年2月修订
目 录
1. 第一讲 归档文件的收集..........................................................1
2. 第二讲 归档文件的价值鉴定..................................................1
3. 第三讲 归档文件的装订..........................................................4
4. 第四讲 归档文件的分类..........................................................4
5. 第五讲 归档文件的排列..........................................................8
6. 第六讲 归档文件的编号........................................................10
7. 第七讲 归档文件的编目........................................................11
8. 第八讲 归档文件装盒............................................................13
9. 第九讲 《规则》与计算机档案管理.....................................15
10. 归档文件整理流程图...............................................................18
11. 附件1: 归档文件目录的式样及填写....................................19
12.附件2: 盒内备考表式样及填写............................................20
13.附件3: 档案盒盒脊式样........................................................21
14.附件4: 归档文件目录封面式样及填写................................22
15.附件 5:文书档案保管期限表
第一讲 归档文件的收集
一、收集概述
归档文件的收集是指按照国家有关规定,对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种方字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。
收集工作是档案整理、保管、利用的基础,是其他业务环节的前提条件,是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径,是衡量档案室工作的重要标尺。
二、收集文件
收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来,个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围,特别要注意对单位会议记录的收集。收集方法上要注意两点:
一是注意平时收集,即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来;平时注意将单位领导或同志外出开会、出差、商定事项所带回的文件、材料收集起来;平时注意将报刊杂志直接反映本单位人和事的篇目剪辑收集起来。二是注意年终收集,即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来;年终还要注意把那些虽没作收发文登记,但仍属本单位形成的文件、材料、图表、声像、实物全部收集起来;年终还要做好财会、基建等专门档案和科技档案的收集。
第二讲 归档文件的价值鉴定
归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节,这一环节包括两个方面。
第一, 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。在机关文件归档时,对文件能否转化为档案进行“资格审定”,确定其是否属于归档的范围,同时剔除没有保存价值的文件材料和重份文件,作勿需归档处理,按规定手续予以销毁,防止有文必档现象发生。按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》, 机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办