DAT 22-2015 归档文件整理规则.pdf

lCS01.140.20
A14
中华人民共和国档案行业标准
DA/T22--2015
代替DA/T22~2000
归档文件整理规则
Tthe arrangement rule of archival documents
2015-10-25发布
2016-06-01实施
国家档案局发布
前言
本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下
标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改:
将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料;
调整归档文件分类方法;
増加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求
一増加归档文件档号结构和编制要求
将室编件号、馆编件号统一为件号
一在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录,附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局档案馆(室)业务指导司
本标准主要起草人:许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌
本标准于2000年12月6日首次发布。
归档文件整理规则
1范围
本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的
整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的,从其规定
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本
文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GBT18894电子文件归档与管理规范
DAT1-2000档案工作基本术语
DAT13-1994档号编制规则
DAT25-2000档案修裱技术规范
DAT38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准
归档文件 archival document(s)
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子
文件材料
整理 arrangement
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、
编页、装盒、排架:电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序
化的过程
件in
归档文件的整理单位

WWW.DZXW.COM
档号 archival code
在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序
4整理原则
4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
4.2归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。
4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理
4.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5一般要求
5.1组件(件的组织)
5.1.1件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文
件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件
中文本与外文本为一件:报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周
报等材料一期为一件:会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件
来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或
发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件
5.1.2件内文件排序
归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原
件在前,复制件在后:不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后:中
文本在前,外文本在后:来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,
文件处理单在前,收文在后:正本在前,发文稿纸和定稿在后。
5.,2分类
5.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性
5.2.2归档文件一般采用年度一机构(问题)一保管期限、年度一保管期限一机构(间题)等方法进行
三级分类。
a)按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报
表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年
度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归
档年度,并在附注项加以说明。
b)按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采用。
采用机构分类的,应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类,涉及多部门形成的归档文件,归
入文件主办部门。采用问题分类的,应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。