办公自动化使用说明书.doc

山东省财政厅
办公自动化使用说明书
第一部分 前 言 4
一、系统简介 4
二、系统登录方法 4
第二部分 系统功能详解 6
一、发文管理 6
§1功能简介 6
§2文件查询 7
§3文件统计 7
§4流程调整 8
§5地址簿 10
§6起草文件 11
§7处理文件 14
§8 赋文号 18
§10正式发文 19
§11 代签文件 20
二、收文管理 23
§1功能简介 23
§2文件查询 23
§3文件统计 24
§4来文登记 24
§5秘书分发 27
§6待分发文件 29
§7待办结文件 30
§8个人办理 32
§9阅知 34
§10综合意见 35
§11代签文件 37
三、档案管理 40
§1待登记档案 40
§2已登记档案 41
§3档案借阅夹 41
§4借阅登记卡 42
§5退稿文件夹 43
四、个人设置 44
§1界面设置 44
§2 参数设置 44
§3 口令修改 45
§4 修改代办人 45
第一部分 前 言
一、系统简介
系统完全采用B/S模式进行构建,客户端只需要通过IE浏览器即可使用,系统在设计的过程中吸取了原办公自动化系统中的精华,并充分考虑到了用户的使用习惯,通过采用动态工作流等技术,使得系统更加灵活、易用。通过采用Portal等技术实现了办公自动化系统与信息发布系统的全面集成。
系统包括的模块非常多,涉及到功能点也非常广,为了培训以及广大用户使用方便,本说明书本着精简的原则,包括发文管理、收文管理等主要模块的核心功能。
二、系统登录方法
1、打开IE浏览器,在地址栏中输入服务器IP地址, 进入以下画面:
输入“用户名”和“密码”,点击“现在登录”(或敲“回车”),进入主界面,如下图:
2、从主页界面中可以看到本办公自动化系统的结构:
(1)左半部分是办公自动化系统的核心部分:发文管理、收文管理 、档案管理、会议管理、车辆管理、个人设置和日程安排;
(2)右半部分是系统工具:当前用户、日期、在线人数、 我的留言(接收)、 内部网站、我的留言(发送)、修改口令、通讯录、 事务提醒、公告板等;
(3)在办公系统页面的最上端依次排列着“首页”、“后退”、“前进”、“刷新”、“停止”、“注销”六个功能按钮:
?首页:指办公自动化系统的主页面,在任何页面点击该按钮,均可返回图1-2所示的主页界面。
?后退:返回上一层页面,单击该按钮可返回您上次查看过的 Web 页。
?前进:与“后退”相反的操作,单击该按钮可查看在单击“后退”按钮前查看的 Web 页。
?刷新:如果收到 Web 页无法显示的信息,或者您想获得最新的 Web 页,可单击该按钮。
?注销:退出本系统并将当前用户从在线列表中清除。
第二部分 系统功能详解
一、发文管理
§1功能简介
该模块主要实现发文的网上审批流转的全过程,通过该模块用户可以完成一个文件(红头文件、会议纪要、工作简报等)从起草、初核、核稿、初审、终审、会签、签发到赋文号、排版、校对、正式发文等所有操作。由于系统采用了动态工作流技术,所以用户不需要“记忆”太多的操作步骤,只要轻点几下鼠标,就可以完成文件的网上审批。
当用户点击主界面左上方的“发文管理”时,系统会自动依次列出“我的拟稿夹”、“待处理文件夹”、“已处理文件夹”、“我的阅件夹”、“转发文件夹”和“我的代签文件夹”六个文件夹,如图1-1。
图1-1
1、我的拟稿夹:该文件夹存放由当前用户起草的所有文件,拟稿人在该文件夹中可全程监控自己起草文件的进程、状态、领导修改内容及批示意见;
2、待处理文件夹:该文件夹存放需要当前用户进行处理的所有文件,如需要进行“核稿”、“初审”、“会签”、“签发”、“赋文号”、“打印”等操作的文件,通过该文件夹用户可以打开每个需要处理的文件进行处理;
3、已处理文件夹:当用户在“待处理文件夹”中处理完毕一个文件后,系统自动将该文件转移到已处理文件夹中,用户可以在已处理文件夹中查看到自己处理过的所有文件的流转情况(即文件所处的进程、状态、其他领导修改内容及批示意见);
4、我的阅件夹:该文件夹存放需要当前用户阅知的所有文件;
5、转发文件夹:该文件夹存放当前用户在收文管理中通过“综合意见”转发来的所有文件;
6、我的代签文件夹:该文件夹存放由当前用户代替其他用户办理的文件(此用户需有其他用户的代办权限)。
§2文件查询
进入发文管理,点击“文件查询”后进入查询界面,输入查询条件后,点击“查询”按钮即可,如图1-2。
图1-2
功能按钮:
1、查询:录入查询条件后点击该按钮,开始查询;
2、重写:重新输入查询条件;
3、取消:退出文件查询。
注:有“查询权限”的用户可查询所有文件,普通用户只能查询自己参与流程的文件,该权限可由系统管理员在后台设定。
§3文件统计
进入发文管理,点击文件统计后进入查询界面,输入统计条件后点击统计按钮即可查询。如果未输入任何条件而点击“统计”按钮时,则查询结果为所有文件,如图1-3。
图1-3
功能按钮:
1、统计:录入统计条件后点击该按钮,开始统计;
2、重写:重新输入统计条件;
3、取消:退出文件统计;
4、帮助:在线帮助系统。
§4流程调整
在文件审批流转的过程中,可以对默认的流程进行修改(包括流程项的增加、删除、修改,对应处理人员的调整等)。由于该系统采用可视化动态工作流技术,使得流程的调整更加轻松自如。(注意:流程调整是有权限,没有权限的用户看不到“流程调整”按钮!)
对于流程项的修改方法为:在“我的拟稿夹”中选择需要进行调整的文件,打开拟稿纸界面,点击“调整流程”按钮,系统弹出“调整流程”对话框,如图1-4,选择某个流程项如"核稿",首先点击核稿流程项,选择了流程项后,界面的上方的"焦点流程项"(注:焦点流程项指用户用鼠标单击选定的流程项,此时该流程项以蓝色反显)就变成了“核稿”,对于“核稿”流程项可以进行修改、插入(前,后,左,右)、删除操作,这些操作的功能为:
1、修改:把“初核”流程项变换为其他的流程项(如:核稿等),方法为:点击“修改”出现可选择的流程项界面如图1-5,选择合适的流程项以后,按"选定"返回。
图1-4
图1-5
2、插入:可以前、后、左、右插入,分别表示:前插是指在该流程项之前加入其他流程项(如:在初核之前加入:分阅等),后插是指在该流程项后加入后续的其他流程项,左插是指在焦点流程项加入一同步流程项,右插是指当焦点流程项上的人员不同意时,返回到流程项。
3、删除:是指将选定的焦点流程项删掉(如:在审批流转中将“初核”删除)。
4、人员调整:指对焦点流程项处理人进行指定(或调换):方法为:选定需要处理的流程项,在焦点处理人处点击“地址薄”,选择完毕合适的人员后,按“添加”加入到右侧的列表框中,按“选定”按钮关闭地址簿返回。
注:修改完流程后按“确定”按钮,使修改生效,若按“取消”则放弃所做的修改并返回。
5、特例:当选定的焦点流程项出现在当前流程项之前,如:一个文件指定的流程为:拟稿、核稿、审核、签发,目前正在有某同志进行审核操作,则当前流程项为"审核",此时如果选定的焦点流程项为"核稿",那么,焦点流程项"核稿"就不能够再进行调整了。 同样如上例,如果焦点流程项恰好等于当前流程项,并且如果当前流程已经处理完毕,则也不能够进行调整。但如果尚未处