浙江省疾病预防控制档案管理办法.doc

浙江省疾病预防控制档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强浙江省疾病预防控制系统的档案管理,提高档案科学管理水平,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在疾病预防控制工作和社会主义现代化建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》及《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等规定,特制定本办法。
第二条 疾病预防控制档案,是指各级疾病预防控制机构在疾病预防控制、卫生检验检测、健康教育、科研培训及党、政、工、团、民主党派管理等活动中形成的各种门类、载体档案的总和。
第三条 疾病预防控制档案工作是疾病预防控制工作的重要组成部分,是提高疾病预防控制工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必要条件。
第四条 各级卫生行政主管部门要把所属疾病预防控制机构的档案工作列入发展规划和检查、考核、评比内容;各级档案行政管理部门要加强对疾病预防控制档案管理工作的技术指导和监督。
第五条 各级疾病预防控制机构对本单位形成的各种门类、载体的档案实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、安全,便于开发利用。
第二章 档案机构、人员和职责
第六条 浙江省疾病预防控制中心负责全省疾病预防控制档案工作的业务指导,同时接受省档案行政管理部门和省卫生行政主管部门的监督、指导和检查;市、县(市、区)疾病预防控制机构负责本地区疾病预防控制档案工作的业务指导和管理,同时接受上级疾病预防控制机构、当地档案行政管理部门和卫生行政主管部门的监督、指导和检查。
第七条 各级疾病预防控制机构要加强对档案工作的领导,确定一名领导负责,把档案工作纳入本单位的工作计划和议事日程,切实解决工作中的实际问题,在人员配备、经费、库房等方面给予保证。
第八条 各级疾病预防控制机构应建立和健全综合档案室,作为本单位统一管理档案工作的职能机构。
第九条 各级疾病预防控制机构的综合档案室,应配备一名以上专职档案管理人员。暂不具备条件的县级单位,可以先配备兼职人员作为过渡,但应按要求保证兼职人员从事档案工作的时间。档案人员须经档案专业培训,取得相应的资格证书,并定期接受继续教育培训。
各单位的内设机构(科室)应配备专职或兼职档案员,负责本部门文件材料的积累、整理和归档工作。
档案工作人员应忠于职守,努力学习,具备专业知识,并保持相对稳定。
第十条 综合档案室的基本工作职责
(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规,建立健全本单位档案工作的各项规章制度。
(二)集中统一管理本单位形成的各种门类、载体的档案,做好档案移交进馆工作。
(三)督促、指导和协助本单位各部门对所形成的文件材料进行收集、整理和归档。
(四)对下级单位的档案工作进行监督、指导。
(五)遵守国家有关保密的规定,确保国家秘密的安全,维护本单位和科技人员的知识产权和利益。
(六)编制各种检索工具,积极开发利用档案信息资源。
第十一条 档案管理人员的待遇应与其他专业技术人员等同。按国家有关规定,档案管理人员可分别不同情况,评聘档案专业、卫生专业或其他专业的技术职务。
第十二条 各单位对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的集体和个人,应给予表彰、奖励;对违反档案管理法规的,要根据不同情况给予批评和必要的处分。
第三章 档案的管理
第十三条 各级疾病预防控制机构应建立健全文件材料的归档制度,并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责,作为考核评比的重要内容。
第十四条 各级疾病预防控制机构在工作中形成的应归档的文件材料,必须按照规定,及时向本单位的综合档案室移交,任何个人不得将归档文件材料据为己有。
归档范围按《浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。
第十五条 归档时间
各项工作中形成的全部应归档的文件材料,应于次年三月底前将整理后的文件材料移交综合档案室,集中管理,以保证档案的完整与安全。
会计档案可在财务部门保留一年,期满后,由财务部门编造清册,按归档要求整理完毕,交综合档案室归档。
科研课题、专题调查、仪器设备、基建工程等项目,应在项目完成后或告一段落时,将所有应归档文件整理后,由项目(或部门)负责人审定后归档。
各类重大疫情处理、救灾防病及其他突发性公共卫生事件处理,应在工作结束后一个月内形成专题档案,经科室负责人审定,办公室审核归档。
第十六条 各单位、各部门在检查、验收工作任务、基建工程和仪器设备时,应同时检查文件材料的齐全、完整及准确情况;其中科研成果、全局性的调查、重要的仪器设备(万元以上)和基建项目(十万元以上)的检查验收,必须有档案部门的人员参加并签署意见,文件材料不符合要求的项目,不能通过鉴定验收。
第十七条 归档要求
(一)归档工作由文件材料形成者或兼职档案员承担,他们负责收集、整理。综合档案室负责指导和协助。其中综合性文件材料和跨部门联合承办的文件材料应由牵头部门负责归档。
内容包括:按照《浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表》确定归档与不归档、划定保管期限;按《浙江省疾病预防控制归档文件整理规则》分类,归档材料必须经形成部门负责人审定,并在备考表整理人、检查人一栏上签字后送综合档案室归档。
(二)归档文件材料必须是原件(外来复印件除外,传真件可复印归档),做到齐全、完整、系统、准确;底稿与印刷件一并归档。纸张质量和规格符合要求,书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合档案要求的耐久材料,不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久材料,其中必须一式数份的发票、鉴定证书、报表等,可使用标有“DA”的圆珠笔和档案复写纸。
(三)归档文件材料应排列有序。
第十八条 综合档案室的各种门类、载体的档案应进行统一分类、编号、编目和排列。各类纸质文件应以“件”为单位整理,具体方法按《浙江省疾病预防控制归档文件整理规则》执行。其中基建、会计、仪器设备、个人业务技术档案等纸质档案应采取不同的分类编号,按卷整理、保管,单独编目,具体整理方法参照《基本建设档案资料管理暂行规定》、《会计档案管理办法》等执行。照片、声像等特殊载体档案的整理按《浙江省疾病预防控制照片档案管理办法》、《浙江省疾病预防控制磁性载体档案管理办法》执行。电子文件的归档按照《电子文件归档与管理规范》及《电子公文归档管理暂行办法》执行。
档案部门要编制归档文件目录。
第十九条 疾病预防控制档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种,各单位应按照《浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表》制订本单位的文件材料归档范围和保管期限表,作为文件材料归档和划分保管期限的依据。
第二十条 根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和卫生部、国家保密局颁发的《卫生工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等有关规定,疾病预防控制档案划分为绝密、机密、秘密三种密级,并及时做好密级的复核、变更和解密工作。
第二十一条 各级疾病预防控制机构必须有专用的档案库房。有条件的单位要同时配备档案工作办公用房和阅览室。档案库房门窗要坚固,库房内应配备必要的设备,保持适当的温湿度,要有防盗、防火、防光、防尘、防虫、防霉等安全保护措施。
档案管理人员应定期对库房内档案的保管情况进行全面检查,发现问题及时解决,对破损或变质的档案要及时修复。
应配备计算机、复印机等现代化办公设备。
第二十二条 各单位应成立由单位领导、档案管理人员和有关业务技术负责人组成的档案鉴定小组,负责本单位档案鉴定工作的组织与实施。
销毁失去保存价值的档案,必须由鉴定小组提出审查意见,登记造册,经单位分管领导批准后,在指定的地点销毁。未经鉴定和批准的档案,不得任意销毁。
销毁档案应注意安全保密,一般必须要有两人以上鉴销,鉴销人员应在销毁清册上签名,并注明销毁的方式与日期。
各单