达标投产档案管理监理实施细则.doc

云南省 澜沧江
大湾水电站土建主体地下工程
(合同编号:NZD2008/S02)
达标投产档案管理
监理实施细则(试行)
2010 年 3 月
审 查:
校 核:
编 写:
1 总 则
1.1根据大湾水电站建设项目达标投产档案管理考核标准和筹建处下发的“关于印发《云南华能澜沧江水电有限公司大湾水电建设项目前期工程文件材料立卷归档办法》的通知”(糯筹办[2005]16号)、“关于转发《大湾水电站工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》的通知”(糯筹办[2008]7号)文件要求,结合我部的工作实际,特制订本细则。
1.2本细则适用于大湾水电站机电工程信息管理工作。
1.3 本细则编写的依据是:
(1) 国家和部委颁布的有关规程、规范;
(2) 工程建设监理合同;
(3) 工程建设承包合同;
(4) 大湾水电站工程筹建处有关工程资料整编的规定;
1.4建设项目档案:经过鉴定、整理并归档的项目文件。包括建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的各种形式与载体的文件材料。
1.5 建设项目达标投产档案管理工作,是指监理部对工程建设中各信息源发出的工程信息的收集、加工处理、传递、使用及储存等的全部管理工作。
1.6建设项目达标投产档案管理工作是监理工作的一项重要内容,贯穿于监理工作的全过程。档案管理的目的,是通过有组织的信息交流、使有关人员能及时、准确的获得相应的信息,作为分析、判断、控制、决策的依据,也为工程建成后的运行、管理、缺陷修复积累资料。
2档案管理质量要求
根据达标投产档案管理考核标准,档案管理的质量要求如下:
2.1文件材料书写的字迹、载体,清晰、耐久、印章齐全,具有法律效力。
2.2工程建设依据性文件齐全并保存原件,做到无传真件、复印件、无圆珠笔书写。
2.3 一般设备及管线安装文件整洁完整,无重要空格缺项,重要数据涂改盖有修改章。
2.4 主设备及主要辅助设备文件资料齐全。
2.5工程质量监督齐全。
2.6 整套启动试运及系统调试文件齐全、规范。
2.7竣工图的编制符合规范,与实际相符。
2.8基建未完项目文件(如有未完项目时)齐全。
2.9 生产准备与试生产期间的文件齐全。
2.10 全部归档资料,除能满足档案管理的“规范、齐全、系统、完整”等要求以外,每个项目的技术资料均能做到:完全符合质量体系要求;专业验收和签字齐全;数据真实可信、结论明确;文件最终关闭;每件归档资料均可作为依法行事的可靠依据性文件。
3归档范围
3.1监理部归档范围
凡是监理部在大湾水电站项目管理各阶段监理工作中形成的,反映与工程有关,具有查考利用价值的各种形式和载体的文件、材料均属于归档范围。根据大湾水电工程达标投产考核标准,详见附表一。
3.2所监理施工单位归档范围
所监理施工单位在大湾水电站项目施工工作中形成的,反映与工程有关的,具有查考利用价值的各种形式和载体的文件、材料均属于归档范围。
根据国家达标投产标准和筹建处“关于转发《大湾水电站工程项目文件编制、归档要求及档案整理办法》的通知”(糯筹办[2008]7号)文件要求,具体归档范围及保管期限详见附表。
3.3归档范围划分
按照3.2的标准和要求列出的监理及施工单位应归档的文件资料范围,结合监理中心和部门的工作范围和工作实际将竣工档案归档职责划分如下:
综合技术部
(1)负责监理合同协议文件资料,负责索赔及支付款报审文件资料,负责变更价格审查、支付审批、索赔处理文件资料,负责主要材料及工程投资计划、完成报表等档案文件资料的收集、分类、鉴别、整理。
(2)负责各项测量成果及复核文件、外观、质量文件、抽查、检查记录文件资料,负责施工质量检查分析评估,施工监理工作中记录监理、施工的声像文件材料等档案资料的收集、分类、鉴别、整理。
(3)负责工程质量事故、施工安全事故报告档案资料的鉴别、收集、整理。
(4)负责监理部所有已发文件,负责监理周(月、季、年)报档案资料的收集、整理;负责监理档案的交接管理记录及信息档案的收集、整理。
机械安装监理部、工地制造监理部、电气安装监理部
负责各自部门所监理项目监理细则、施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审文件资料,负责施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审文件资料,负责开(停、复、返)工令、许可证,隐蔽工程、分项、分部、阶段检查验收报告、记录文件资料,负责设计变更、材料、零部件、设备代用审批文件资料,负责监理通知、各种协调会议纪要、监理工程师令、指示、来往函件、备忘录,监理日志文件资料,负责工程进度计划、实施、分析统计文件,单元工程检查及开工(开仓)签证、工程分部分项质量认证、评估文件资料,施工监理工作中记录监理、施工的声像文件材料等档案资料的收集、分类、鉴别、整理向竣工办移交工作。
4 归档时间
为达到工程达标投产档案考核归档时间要求,“投产后45天内将整理完毕的全部档案(含竣工图)向建设单位移交”,本细则对各部门要求如下:
(1)各部门所产生的归档资料,如监理通知单、协调会审纪要、来往函件监理日志、监理抽检资料等在自查、自检后,按季度每季度向监理部综合技术部移交一次,对在自查、自检中查出的不符合项要进行整改,待完成整改完全符合归档条件后再向竣工办移交。
(2) 各部门的专业资料立卷,各项目部要按照国家规范和筹建处糯筹办[2008]7号文要求组好卷达到预移交要求后向监理部综合技术部移交。
(3) 对照片、影像档案,要求各部门每月15日前要按要求进行整理后向综合技术部移交(其中包含工程形象面貌、质量优秀照片、质量问题照片、安全文明施工照片、管理活动照片)。
(4)各部门对所监理施工单位已完成竣工验收的分部工程,要求在完成竣工验收后的三个月进行移交,否则将予以处罚。
(5) 监理部各部门在进行竣工档案资料移交时要办理相关移交手续。
5文件归档职责划分
5.1 综合技术部
(1)信息组
负责对监理部收、发文处理完成后的初归档工作。
负责对监理部文件资料运转、初归档的管理控制工作。
负责按照归档要求对内部文件资料和所有外来文件资料进审核工作。
负责对监理的施工单位竣工档案归档工作进行考核工作。
负责监理部所有归档文件档案资料统一归口进行整理、立卷后向筹建处档案室移交工作。
(2)商务组
负责在对所监理标段施工单位进行履约检查的同时也要对其相应的有关合同方面应归档的档案资料进行检查。
(3)安全环保组
负责对所监理标段施工单位的施工安全事故报告档案资料的鉴别、收集、整理。
(4)测量检测组
负责各项测量成果及复核文件、外观、质量文件、抽查、检查记录文件资料,负责施工质量检查分析评估,施工监理工作中记录监理、施工的声像文件材料等档案资料的收集、分类、鉴别、整理。
5.2机械安装监理部、工地制造监理部、电气安装监理部
负责按归档标准和要求对签收的文件资料在本部门完成处理工作。
负责对本部门文件资料在处理过程中的管理控制和处理完成后的归档工作。
负责按规定按要求对本部门的发文定稿进行送印前的审定、检查、校印、送签工作,最后送交综合技术部信息组完成打印送发。
负责对本部门所产生工程资料的规范性及应归档文件资料的质量进行管控工作。
负责对本部门档案资料进行规范性管理工作。
负责将本部门按规定和要求整理好的竣工档案资料向监理部综合技术部移交的工作。
负责对本部门所监理标段施工单位竣工资料的专业审核、管理控制及建立检查、管控工作台帐