第19章 外包与采购管理.doc

第19章 外包与采购管理 1
19.1 介绍 1
19.2 外包管理 2
19.2.1 目的 2
19.2.2 角色与职责 2
19.2.3 启动准则 2
19.2.4 输入 2
19.2.5 主要步骤 3
[Step1] 选择最合适的承包商 3
[Step2] 签订外包合同 4
[Step3] 监控外包开发过程 4
[Step4] 外包开发成果验收 5
19.2.6 输出 6
19.2.7 结束准则 6
19.2.8 度量 6
19.3 采购管理 6
19.3.1 目的 6
19.3.2 角色与职责 6
19.3.3 启动准则 6
19.3.4 输入 7
19.3.5 主要步骤 7
[Step1] 选择最合适的供应商 7
[Step2] 签订采购合同 8
[Step3] 采购物品验收 8
19.3.6 输出 9
19.3.7 结束准则 9
19.3.8 度量 9
19.4 实施建议 9
第19章 外包与采购管理
外包与采购管理(Outsourcing and Procurement Management, OPM)是指外包管理和采购管理,目的是选择合适的承包商和供应商,并依据合同进行有效的管理。
外包与采购管理过程域是SPP模型的重要组成部分。本规范阐述了外包与采购管理过程域的两个主要规程:
?外包管理 [SPP-PROC-OPM-OM]
?采购管理 [SPP-PROC-OPM-PM]
上述每个规程的“目标”、“角色与职责”、“启动准则”、“输入”、“主要步骤”、“输出”、“完成准则”和“度量”均已定义。
本规范适用于国内IT企业的软件研发项目。建议用户根据自身情况(如商业目标、研发实力等)适当地修改本规范,然后推广使用。
19.1 介绍
软件业是一个高速变化、新技术层出不穷的行业,同时又是人力资源成本相对较高的行业。企业需要采用外包和采购形式来获取待开发产品的部件,最大限度地从社会分工合作、资源共享中获益。
一般地,在立项阶段,产品负责人应当进行“Make-or-Buy决策”,确定待开发产品的哪些部分应当“采购”、“外包开发”或者“自主研发”。外包管理与采购管理的流程如图19-1所示。
图19-1 外包管理与采购管理流程图
外包管理和采购管理是机构的公共职能,有条件的机构应当设立外包管理员和采购管理员两个角色。由于外包管理和采购管理都是为具体的项目服务的,因此需要项目成员的协作才能把工作做好。如果机构没有外包管理员和采购管理员的话,由项目经理兼此角色。
外包管理过程产生的主要文档有:
?《外包开发竞标邀请书》,模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-BID]。
?《承包商评估报告》,模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE]。
?《外包开发合同》,模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT]。
?《外包开发过程监控报告》,模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-MONITOR]。
?《外包开发成果验收报告》,模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANCE]。
采购管理过程产生的主要文档有:
?《采购竞标邀请书》,模板见 [SPP-TEMP-OPM-PM-BID]。
?《供应商评估报告》,模板见 [SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE]。
?《采购合同》,模板见 [SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT]。
?《采购物品验收报告》,模板见 [SPP-TEMP-OPM-PM-ACCEPTANCE]。
19.2 外包管理
19.2.1 目的
?从多个候选承包商中选择最合适的承包商,与其签订外包开发合同,并依据合同监控外包开发过程以及验收成果。
19.2.2 角色与职责
?机构外包管理员邀请一些项目成员、同行专家、财务人员、市场人员等人组成临时的外包管理小组。机构外包管理员为该小组的负责人。
19.2.3 启动准则
?在立项阶段,有关人员已经进行了“Make-or-Buy决策”,确定了需要外包的产品部件(通称外包项目)。
19.2.4 输入
?“Make-or-Buy决策”产生的文档,主要是对外包产品部件的描述。
19.2.5 主要步骤
[Step1] 选择最合适的承包商
?[Step1.1] 起草《外包开发竞标邀请书》
外包管理小组起草《外包开发竞标邀请书》,主要内容包括:
?外包项目基本信息
?外包产品部件的详细说明
?一些要求和约束
?[Step1.2] 制定“承包商评估标准”
外包管理小组制定“承包商评估标准”,主要评估因素有:
?开发方案是否令人满意?
?开发周期是否可以接受?
?性能价格比如何?
?能否提供较好的服务(维护)?
?是否具有开发相似产品的经验?
?承包商以前开发的产品是否有良好的质量?
?承包商的开发能力与管理能力如何?
?承包商的资源(人力、财力、物资等)是否充足并且稳定?
?承包商的信誉如何?外界对其评价如何?
?承包商是否已经取得业界认可的证书如ISO质量认证、CMM 2级以上认证?
?承包商的地理位置是否合适?
外包管理小组可以根据实际情况适当修改上述评估标准。
?[Step1.3] 竞标邀请
?外包管理小组与候选承包商建立联系,分发《外包开发竞标邀请书》以及相关材料。
?外包管理小组整理并保存候选承包商提交的“应标书”以及相关材料。
?[Step1.4] 粗筛选
?外包管理小组按照“承包商评估标准”对候选承包商进行粗筛选,剔除明显不合格的承包商。在此评估过程中,外包管理小组可能要和候选承包商进行交流(如面谈、电话交谈)。评估结论记录在《承包商评估报告》之中。
?通过了粗筛选的候选承包商将进入下一轮评估,转向 [Step1.5]。
?[Step1.5] 评估候选承包商的综合竞争力
?外包管理小组按照“承包商评估标准”逐一评估候选承包商的综合竞争力,给出排名。在此评估过程中,外包管理小组要和候选承包商进行深入的交流(如面谈、电话交谈)。评估结论记录在《承包商评估报告》之中。
?[Step1.6] 评估风险
?外包管理小组逐一评估与候选承包商建立外包合同的风险,评估结论记录在《承包商评估报告》之中。
?[Step1.7] 确定承包商
?外包管理小组根据 [Step1.5] 和 [Step1.6] 的结论,挑选出最合适的承包商。
?外包管理小组产生完整的《承包商评估报告》。
[Step2] 签订外包合同
?[Step2.1] 协商
外包管理小组和承包商就《外包开发合同》的主要条款进行协商(谈判),达成共识。协商的重点包括:
?承包金额和付款方式
?产品交付方式和交付日期
?违约处理
?开发计划
?监控计划
?验收计划
?维护计划
?[Step2.2] 起草合同
?外包管理小组和承包商按照指定的模板共同起草《外包开发合同》。
?[Step2.3] 签订合同
?外包管理小组和承包商仔细审查《外包开发合同》中的每个条款,确保合同没有错误和隐患。
?合同双方的代表(具有法律效律的人)在《外包开发合同》上签字,此后合同生效。
[Step3] 监控外包开发过程
?[Step3.1] 进展检查