DA-T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则.pdf

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备案号:15822-2005
中华人民共和国档案行业标准
DA/T32-2005
公务电子邮件归档与管理规则
Standards of electronic mail document filing and management
2005-04-30发布
2005-09-01实施
?家超有
DA/T32-2005
前言
随着计算机及网络技术的发展和普及,越来越多的社会活动记录产生于电子邮件。为了有效地促
进通讯和交流,并保证在通讯过程中形成的重要证据性邮件能够保存下来,需要制定电子邮件管理规
范。《公务电子邮件归档与管理规则》规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管
等程序与规则。
本标准的附录A、附录B、时录C、附录D、附录E为规范性附录。
本标准由深圳市档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位:深圳市档案局。
本标准主要起草人:舒国雄、李国庆、方燕、唐国彬、黄俊琳、马越
DA/T32-2005
公务电子邮件归档与管理规则
范围
本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。
本标准适用于公务电子邮件的归档与管理,在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上,为其
安全保管和有效开发利用提供依据。
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理遺用本标准。
规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有
的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用亍本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究
是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准
GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
GB/T17678.1--1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档
与档案管理
GB/T17678.2-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织
结构
DA/T1-2000档案工作基本术语
DA/T18--199档案著录规则
DA/T22-2000归档文件整理规则
国家档案局令第6号电子公文归挡管理暂行办法
3术语和定义
DA/T1-~2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准
电子邮件 electronic mail
由电子计算机生成、处理,并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信
息文本本身及其附件。
电子邮件可在一机构内部进行传递,也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子
邮件分为三种:公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。
公务电子邮件 electronic mail document
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件.
3.3
公务电子邮件系统 electronic mail document system
用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统
电子文件管理系统 electronic records management system
为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类,以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计
算机应用系统。
DA/T32-2005
4总则
4.1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。
4.2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控,保证管理工作的连
续性。
4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数
据、检测数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量
4.4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上
保持一致。
4.5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳人各单位公文处理程序和相关人员的岗位
责任。
4.6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱,邮箱内设有许多文件夹,分别用来讨论工作中
不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息,只有
定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围,并向使用者阐述邮
箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。
4.7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码,密码应妥善保护,并定期更改
4.8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件
系统,并确保工作人员在使用文件或查找信息时,其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都
能启动。病毒特征库应当定期更新。
5公务电子邮件的撰写与传递
5.1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标題撰写应符合
邯件主题或公务性质,以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。
5.2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件,不得使用私人邮箱。邮件
一经发出,必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动
5.3涉密公务电子邮件应使用专网和专门的郎件服务系统进行发送和接收,并对发送的邮件进行加密
处理,同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证
4在发送公务电子邮件时应使用真实身份,并根据电子邮件的密级和发送范围,确定是否应进行加
密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。
5.5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录,作
为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A的表A.1、表A.2)。
公务电子邮件收发记录应当归档,只有投权人员方可査询
5.6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件,如发现病毒,应立即通知系统管理
人员
5.7公务电子邮件收发日志应备份,脱机保存,定期移交档案部门。
6公务电子邮件的鉴定与归档
6.1鉴定归档责任归
6.1.1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档;接收到的外部邮件,由接收者进行鉴定归档。
6.1.2内部电子邮件应由郎件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。
6.1.3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件
的鉴定,由邮箱拥有者负责