采购运作流程.doc

采购运作流程
1.目的
规范公司采购流程。
2.内容
包括请购、订购的申请、审核、付款程序。
3.范围
包括事务用品、固定资产、促销礼品的采购运作,不包括主营商品采购(指手机及其配件等,其采购办法另订)。
4.权责部门
商品部、行政部、财务部按此制度运作进行审核、采购及付款,其他部门按本制度的请购部分规定执行请购。
五.程序
(1)事务用品采购流程
1.事务用品指非公司所规定固定资产范围内的办公用消耗性物料、器具。
2. 运作流程
?请购部门填制“事务用品请购单”,注明品名、规格、建议生产厂商及销售厂商,建议市场价格等,并经部门经理审核。
?行政部审核,审核内容包括该请购物品有无库存或是否低于安全库存,以及请购物品之必要性。同时填制采购价格、供应商等,行政部采购及部主管签字。
?财务部预算会计、财务部经理签字审核。
?总经理室或其授权人核准。
?如采购对象为办公设备且单位价值在1000元以上,或单批采购金额在5000元以上,必须签订订购合同,合同交财务部、总经理室审核,并交财务部备案。
?行政部根据请购单(订购合同)采购。如需要预付款的,根据合同填制“预付款申请单”,经财务部、总经理或其授权人核准。
?采购完成后行政部库管根据请购单(订购合同)验收入库。
?行政部采购根据发票、验收单第二联、请购单第二联财务联请款。
?财务部审核,有合同的需核对并核销合同。
?财务按正常程序付款或冲账。
2. 其他规定
?事务用品因事情较紧急来不及执行请购程序的,金额在五十元以下的,可先由部门自行采购,之后补办相关手续。金额在五十元以上的,必须先经财务部及行政部口头同意,之后补办请购手续。
?文具用品一般于每月末由各部门向行政部提出申请,行政部统一汇总整合后汇编请购单。
(2)固定资产采购流程
1. 固定资产指单位价值在人民币2000元以上,且使用期限超过一年的车辆、设备、房屋及建筑物等。
2.运作流程
?请购单位填制固定资产请购单,部门经理核准。
?行政部审核,并核定价格、供应商。
?财务部预算会计、财务部经理审核。
?总经理或其授权人核准。
?行政部根据核准的固定资产请购单签订订购合同,合同需经财务部核准,并交财务部备案一份。合同金额在五万元以上的需经总经理核准。
?行政采购根据合同采购,由行政部库管、请购或使用单位会同验收入库,并填制入库单及固定资产卡片。
?行政采购根据入库单、发票请款,财务部根据订购合同审核
?总经理室核准。
?财务部付款(冲账)。如需要预付款的,根据合同填制“预付款申请单”,经财务部、总经理或其授权人核准。
2.其他
?所有电脑、打印机及其周边设备的请购及验收均需经过信息资源部审核通过。
(三)促销礼品采购流程
1.促销礼品指公司为产品进行促销而购置的物品,包括渠道奖励物品及零售店奖励、海报折页等POP用品等。
2.运作流程
?市场部确定促销活动方案,并经销售管理部、财务部、总经理室核准。
?促销活动方案交商品部、销售管理部、财务部备案。
?市场部根据促销活动方案填制促销用品请购单。
?促销用品请购单由销售管理部及财务部审核,审核完毕后财务部备案一份。
?商品部根据销售管理部和财务部审核的促销用品请购单制订货合同。
?订货合同交财务部、总经理审核,核准后交财务部备案一份。
?商品部根据订购合同订货,库管根据订购合同验收货物。
?商品部根据验收入库单、发票等填制费用申请单请款。入库单上必须注明合同号。
?财务部根据备案合同、入库单等审核。
?总经理或其授权人核准
?财务部按 有关规定付款。如需要预付款的,根据合同填制“预付款申请单”,经财务部、总经理或其授权人核准。
3.其他
?海报、折页POP用品由市场部代行采购职能,各项流程同上。
六.相关表单
1.事务用品请购单:一式三联,请购单位、财务部、采购单位各一联。财务联于报销时随报销单一同附上。
2.固定资产请购单:一式两联,财务部、采购单位各一联。财务联报销时随报销单一同附上。
3.预付款申请单:一式一联,付款原始凭证。
4.费用申请单:一式一联,付款原始凭证。
5.订购合同:一式三联,采购单位一联,财务部一联,供应商一联。订购合同签订后即转财务部存档。