中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指.doc

中国石油天然气集团公司
建设项目文件整理与归档操作指南
(试行)
办公厅
二○一一年十二月
编 制 说 明
为规范建设项目文件的整理与归档要求,提高建设项目档案质量,集团公司办公厅根据国家及集团公司有关标准规范,结合集团公司档案工作实际,在2010年11月《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档要求与档案整理操作指南》(征求意见稿)的基础上,总结了近几年来建设项目文件、档案管理的经验,并征求了有关油气田、炼化、管道储运等单位的意见,编写了《中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南》(试行)(以下简称《指南》),供各单位档案管理人员和项目文控人员在工作中参考。
《指南》共分为八部分,第一部分规定了《指南》的适用范围;第二部分为规范性引用文件;第三部分为术语和定义;第四部分规定了各参建单位对项目文件编制、收集、整理等工作职责;第五部分规定了项目文件的收集范围;第六部分规定了项目文件编制、整理、归档要求;第七部分为附录,对招投标文件排列顺序、建设项目竣工文件等常见问题进行了例举;第八部分为附表。
《指南》在编写过程中,虽经反复斟酌,疏漏之处在所难免。希望各单位在使用过程中,对《指南》提出宝贵意见,以便今后修订和完善。
目 次
1 范围 …………………………………………………………………1
2 规范性引用文件 ……………………………………………………1
3 术语和定义 …………………………………………………………1
4 职责 …………………………………………………………………3
5 项目文件的收集范围 ………………………………………………5
6 项目文件编制、整理、归档要求 …………………………………5
6.1 项目文件编制要求 ……………………………………………5
6.1.1 项目文件质量要求 ………………………………………5
6.1.2 项目施工文件主要内容、格式、编制要求 ……………6
6.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用 …6
6.1.4 项目监理文件编制要求…………………………………10
6.2 项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求……………10
6.3 项目竣工文件整理要求………………………………………13
6.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求………………………13
6.3.2 案卷编目要求……………………………………………15
6.3.2.1 卷内文件页号的编写…………………………………15
6.3.2.2 案卷外封面的编制……………………………………16
6.3.2.3 案卷内封面的编制……………………………………19
6.3.2.4 卷内目录的编制………………………………………21
6.3.2.5 卷内备考表的编制……………………………………21
6.3.3“案卷/件”装订要求 …………………………………22
6.4 项目文件归档要求…………………………………………23
6.4.1项目前期文件、项目竣工验收文件的归档要求 ………23
6.4.2 项目竣工文件的归档审查程序…………………………24
6.4.3 项目竣工文件的归档要求………………………………25
6.4.4 设备随机文件的整理、归档要求………………………25
6.4.5 其他项目文件的整理、归档要求…………………………27
6.4.6 归档手续及归档目录的编制………………………………28
7 附录
附录1 招标文件排列顺序(参考)…………………………………30
附录2 施工阶段监理工作的基本表式………………………………31附录3 建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总……32
8 附表
附表1 案卷外封面……………………………………………………34
附表2 炼油化工建设项目施工文件案卷内封面(交工技术文件封面).35
附表3 炼油化工建设项目竣工图案卷内封面………………………36
附表4 炼油化工建设项目监理文件案卷内封面……………………37
附表5 油气田地面建设项目施工文件等案卷内封面………………38
附表6 油气田地面总承包项目施工文件等案卷内封面……………39
附表7 卷内目录………………………………………………………40
附表8 卷内备考表……………………………………………………41
附表9 盒内备考表……………………………………………………42
附表10 施工文件及竣工图质量审核报告(参考)…………………43
中国石油天然气集团公司
建设项目文件整理与归档操作指南
(试行)
1 范围
本《指南》规定了中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档的要求和方法。
本《指南》适用于中国石油天然气集团公司所有新建、扩建、改建等建设项目文件整理与归档工作。技术改造项目参照执行。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T 11821-2002 照片档案管理规范
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
GB 50319-2000 建设工程监理规范
DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA/T 22-2000 归档文件整理规则
中油办〔2010〕187号 中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本《指南》。
3.1 建设项目
建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工,独立组成的,在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
3.2 单项工程
建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工,建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.3 单位工程
具有独立设计文件、可独立组织施工,但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.4 项目文件
建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
3.5 项目前期文件
工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
3.6 项目竣工文件
项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。
3.7 项目施工文件
项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
3.8 项目竣工图
项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.9 项目监理文件
监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
3.10 项目竣工验收文件
项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
3.11 交工技术文件
施工单位或其他承建单位按国家现行的施工标准和规范以及集团公司相关规定,在施工和管理过程中所形成的,在工程交接时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能等技术资料,是项目施工文件的重要组成部分。
3.12 项目文件归档