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浙江合业电子存货管理中存在的问题及解决对策
摘 要 :存货是企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品,处在生产过程的产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。存货是企业的重要资产,它管理的好坏,直接关系到企业的资金占用水平,以及资产运作,是企业管理中不可忽视的一部分。在经济发展的现代化社会,有效的进行存货管理的控制,能够遏制进货环节的各种舞弊行为,因此提高企业的存货管理水平具有重要意义。本文通过对浙江合业电子有限公司的存货管理存在的问题进行探讨并提出相关建议。
关键词:存货管理 内部控制 资金占用
存货管理一方面在于保证企业生产经营的需要,防止存货的不足;另一方面促进存货及时参与周转,缩短存货周转周期,从而达到减少存货资金占用,提高资金使用效益的目的。从一方面来看存货的增加可以增强企业组织生产、销售活动的活跃性,但另一方面,过多的存货占用较大的资金使企业承担利息支出,而且会增加与存货有关的各项开支如采购成本、仓储成本、管理成本等,这样会导致成本上升,利润受损。因而,加强存货管理,就可以避免存货过多造成资金积压,以及缺货所带来的威胁。从而得出,存货管理的目标就是在充分发挥存货作用的同时降低存货成本,使存货效益和存货成本实现最佳结合,使存货量满足生产经营需要的同时,达到最低。在当前的金融危机下,提高存货管理尤为重要。
1、浙江合业电子有限公司简介
浙江合业电子有限公司是一家集设计、开发和专业制造各类开关、连接器、插座、接插元件以及各种线束系列产品的生产和出口的公司。位于美丽富饶的东海之滨—浙江省温州市乐清市。公司成立于1988年,二十多年业,在董事长陆佐晓的带领下,公司规模与实力迅速壮大,在乐清市有集五金冲压,塑胶成型,产品组装为一体,面积达6000平方米的花园式现代化工厂,并且在深圳有分公司。公司主营电器线束,电源线组件,冰箱门开关,油烟机开关,轻触开关,连接器端子等。是浙江省知名的民营企业。
公司拥有国内一流的先进设备,严格的生产管理系统,完善的供货体系,产品规格齐全,品种繁多,并且获得有上海SAC质量审核中心的IS9001、9002质量体系管理认证证书。公司坚持“顾客至上,锐意进取”的经营理念,秉承“质量可靠、信誉第一、用户至上”的宗旨,竭诚为国内外广大客户提供优质的产品和一流的服务。此外,该公司还根据市场需求,不断引进先进技术和人才,并不断开发新产品。
2、对浙江合业公司的存货管理进行的调查
(1)采购订单的处理。合业公司在采购物料时,首先由仓管人员申请并编制预先编号的采购单,在上面注明采购物料的详细内容,审核通过之后就可以下订单;但这采购过程中,存在一个问题,采购人员有时没按编号顺序来采购,所以导致有些许存货短缺,造成生产部门无法正常运作。
(2)接受订单的处理。合业公司在收到客户的订单时,由专职人员编制销售订单,注明销售产品的详细内容,此单也是预先编号的,发货部门按订单的先后顺序及时的发货,就不会给订货单位造成不必要的经济损失,公司在这方面有良好的信誉。
(3)发货控制。销售订单经过审核后,直接由发货部门将货物发出。这其中也存在缺陷,就是发货部门没有填制产品出库单。此单一式四份,分别是财务部门、销售部门、仓库及客户各一份,以便于他们登记入账时作为原始凭证。合业公司在这点上做的不是很完善,因此给各部门增加了很多不必要的工作量。
对该公司进行了实地考察,编制了一份调查表:
调查问题
是
否
不适用
备注
验收
1.对所有自行采购的或上级主管部门转来的货物是否均编制了验收报告?
2.是否有程序确保就货物短缺或损坏向承运人或供货商索赔,或向上级主管部门报告?
3.是否对收到的货物进行清点和检查?
4.是否将收到的货物与采购合同或上报的采购清单加以对比?
5.验收报告是否连续编号?
6.对于采购或接收的设备,是否设立资产登记簿,并定期与仓库记录核对?
保管
1.是否对所有存货均有永续盘存记录?
2.存货是否按种类、性质集中堆放并有醒目的标记?
3.是否定期对存货进行盘点?
4.存货的盘盈、盘亏是否经报批后入账?
5.是否对呆滞、废损的存货进行了清理?
6.是否有专职的仓库管理员?
7.是否有对退回的存货进行登记入账?
8.存货收发人与会计记录人是否分开?
3、浙江合业电子有限公司存货管理存在问题
通过了对公司的实地调查,总结得出公司的存货管理存在以下几个方面的不足之处:
1、管理不到位
合业公司未制定存货管理制度,虽然有这方面的规定,但仅仅流于形式,而未认真执行;而且从调查结果发现该公司毁损待报废、超储积压存货都已备在每年一次的清产核资中都作为重点问题进行上报,但每年都只是上报,并没有上级主管部门的批示,没有处理结果,致使毁损待报废、超储积压存货储备量像滚雪球似的越滚越大,一旦出现纰漏,即实行罚款、降职等处理,而没有从根本上解决问题。
2、企业内部控制制度不完善
根据调查显示,合业公司没有设置内部审计机构,导致有些部门人员趁机钻了内部控制的漏洞,有了不合规矩的行为。在存货实物控制方面也存在严重的缺陷,公司只注重存货的购买环节控制,而忽视存货的仓储与保管,对岗位职责分工不明确;领用与报废环节没有进行有效的控制,造成存货大量的浪费。而且企业在材料采购、产品销售环节往往由同一个人去完成采购销售、入库出库、付款收款等全过程,使采购销售工作无章可依,就给企业的仓库主管以及采购人员提供可乘之机,利用工作之便,谋取个人利益,增加了营私舞弊的行为,给企业造成了不必要的损失。内部审计是内部控制的一个重要组成部分,是有专职的人员对企业的经营管理活动进行的独立检查和评价活动,目的是促进企业加强内部监督、改善经营管理、提高经济效益。因此建立内部审核机构对公司的管理起到了辅助的作用。
3、部门员工内部控制方面存在的问题
首先,公司员工对内部控制意识比较薄弱,因为有很多员工都不太清楚内部控制是什么,更有人认为内部控制就是传统意义上的规章制度、文本框框;其次,企业对员工缺乏 “软控制”,没有在精神层面对员工进行道德激励,而只注重制度约束和奖惩措施。事实上,对于企业具有较大决策权的采购代表以及其相关的人员,实行这种软控制的作用尤其重要。而且对公司的利益也有了基础上的保障。再者公司对存货管理的人员配备不齐,造成“存货管理”混乱,不能责任到任何人。
4、存货出库控制问题
浙江合业公司在存货出库方面有相当多的问题都没做到位,例如领料的时候,只是跟仓管人员说明领料的用途后就直接领用,说事后补单子,可有时一时忘记了,就造成仓库存货短缺,因此耽搁了正常程序。事实上,仓库保管人员应该根据经过审核的各领用物料部门根据生产经营的需要,填制统一的领料单进行发料,应有经过相关部门和领导的审批。发料的时候应该办妥出库手续,进行相关的会计记录,并做到准确、迅速及时发料,不影响生产经营。
5、领料退回控制的问题
领料退回有两种:一是真退料,即有真实的货物退回,并且对其进行了详细的登记;二是假退料,即没有真实的货物退回,而是形式上的登记。
合业公司的退料问题不是在此,而是在领料退回之后的保管上。仓库经常有收到生产部门的领料退回,但是仓管人员并没有对退回的存货进行详细的登记及验收,而是直接堆放在仓库,没有加以保管,致使退回的部分存货出现毁损,给公司带来了损失。生产经营领用的物料有退回的话,应该填制退料单,对所退存货的质量、数量规格等进行检验后再接收,进行账务处理,并查明退料的原因,最后通过分析采取相应的处理措施。使存货管理的后续工作也更加完善。
6、盘点清查环节的问题
合业公司对存货盘点并非很重视。他们只是偶尔或半年一年期对存货进行清查,盘点后没有登记盘点记录单,也没有进行对账。因此,就算有存货短缺也无法查出,无形之中给企业带来了经济损失。所以企业应加强存货管理,有效的避免存货积压或短缺给企业造成损失,保证存货的账账、账证、账实相符