电子文件归档与管理规范.pdf

ICS01.140.20
中华人民共和国国家标准
GB/"T18894-2002
电子文件归档与管理规范
Standards of electronic records filing and management
2002-12-04发布
2003-05-01实施
中华人民共和国
国家质量监督检验检疫总局发布
GB/T18894--2002
目次
前言
范围……
2规范性引用文件…………………1
3术语和定义…………………………?1
4总则……
5电子文件的真实性、完整性和有效性保证
6.电子文件的收集与积累
电子文件的归档………………………………………4
归档电子文件的整理………5
归档电子文件的移交、接收与保管…
附录A(规范性附录)登记表格式
参考文献………
表A.1电子文件登记表(首页)……
表A.2电子文件登记表(续页)…
表A.3归档电子文件移交、接收检验登记表
表A.4归档电子文件登记表(首页)…………………………10
表A.5归档电子文件登记表(续页)…
表A.6归档电子文件管理登记表………………………12
表A.7归档电子文件迁移登记表
13
GB/T18894--2002
前言
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局。
本标准主要起草人:邱晓威、郭嗣平、王良城、赵中新、马淑桂、李晓明、刘伟晏、李伯富、冯丽伟、赵嘉
庆、谈胜祥、郝晨辉、朱煜、陈宇
GB/T1894-2002
电子文件归档与管理规范
范围
本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计
的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本
标准
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有
的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究
是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
DA/T18档案著录规则
DA/T22归档文件整理规则
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准
电子文件 electronic records
指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅
读、处理,并可在通信网络上传送的文件
3.2
归档电子文件 archival electronic records
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)
背景信息 context
指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产
生影响的历史环境等信息。
元数据 metadata
指描述电子文件(3.1)数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软
件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
逻辑归档 logical filing
指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部
门移交的过程。
6
物理归档 physical filing
GB/T18894--2002
指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程
真实性 authenticity
指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
完整性 integrity
指电子文件(3.1)的内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。
有效性 utility
指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体
的完好性和兼容性等。
捕获capt
指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程
迁移 migration
指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4总则
4.1电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。
4.2应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。
4.3应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、
检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。
4.4归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持
致
4.5具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩
微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4.6应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子
签章。
5电子文件的真实性、完整性和有效性保证
5.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件形成开始不间断地对有关处理
操作进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5.1.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等
5.1.2登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
5.1.3登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
5.1.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5.2应采取可靠的安全防护技术措施,保证电子文件的真实性。
5.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
5.2.2设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
5.2.3对电子文件采用防错漏和防调换的标记
5.2.4对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
5.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。