文件控制相关知识培训.pdf

文件控制
相关知识培训
培训对象:文员组
编制:曹靖华
目期:2005/02/17
4.2.3文件控制
质量管理体系所要求的文件应予以控制.记
录是一种特殊类型的文件,应依据4.2.4的要求
应编制形成文件的程序,以规定以下方面所需的
控制
a)文件发布前得到批准,以确保文件是充分与适
宜的
b)必要时对文件进行评审与更新,并再次批准
C)确保文件的更改和现行修订状态得到识别
?)确保在使用处可获得适用文件的有关版本
e)确保文件保持清晰,易于识别
)确保外来文件得到识别,并控制其分发
g)防止作废文件的非预期使用,若因任何原因
而保留作废文件时,对这些文件进行适当的
标识
条款解
1.文件的定义一信息及其承载媒体.媒体可以是纸
张,计算机磁盎、光盘、或其他电子媒体,照片或
标准样品,或它们的组合.质量手册、程序文
三阶文件、表格、外来标准等是我们常见的文
2.文件在发布前应有制定、审核、批准人,审核是
为了发现错误,批准意味着从行政的角度表示赞
3.质量管理体系应按照PDCA管理循环的要求
井行持续改进,用以描述质量管理体系的文件
也应适时的按要求进行相应的评审、更新,并
对更新的文件重新审核、批准.
4.应确保文件更改的内容明确,可区别于更改前
的作废文件内容应对修订后的当前使用的文
件版本状态进行识别(标识版本状态),可区
别于以前的作废版本
5应确定文件的分发范围,并确保需要得到文件
支持的地方可以获得文件.
6.各文件保管部门应妥善的保管文件,以防止遗
失或损坏,不应私自复印/涂改文件,确保文件
清晰,易于识别
7.接收到外来文件的部门应将外来文件及时提
交文控中心受控发放。文控中心应对外来文
件进行识别,如对客户传达的外来文件按客户
别制作清单,统一管理,识别发放的范围并于外
来文件副件上加盖”外来文件”印章,发放至有此
需要的部门
8通常作废文件副件应及时销毁,仅保留文控中
心的己标识的正本作废文件.以防止错用作废
9.本条款要求强制性编制形成文件的程序.在敬
航公司,编制了对应该条款的文件是QPO1
《文件管制程序》