会议管理办法.doc

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会议管理办法
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第一条 目的
为确保公司会议的质量和效率,特制定此管理办法,以明确公司会议种类、会议组织、会务管理等内容,同时对会议进行整体性规划。
第二条 适用范围
本办法适用于公司各部门召开的各项会议的组织与管理。
第三条 名词解释
1、会议:会议是指三个或三个以上的人员(其中一个为主持人)集合于一定的场所,为发挥某种特定功能而进行一种面对面的多向沟通,并努力去达成某些共同结论的管理工具。
2、会议议题:是会议要解决的问题。
3、会议议程: 是会议的议事时间顺序,会前要对议题进行排序。
4、会议记录: 是对会议进行情况和内容所做出的记载,属会议记录性文书。
5、会议纪要: 是对会议的进行情况、会议一致性意见和会议决定事项摘要整理而形成,要求与会部门共同遵守、执行的文书。并在会议记录的基础上进一步分析、综合、提炼而成的文件。
第四条 会议的种类
1、会议的分类:
(1)定期会议:也称例会,指公司各部门按照规定定期召开的会议。
(2)不定期会议: 召开没有特别规定,根据实际需要可随时召开的会议。
2、 公司会议规划表:
会议
种类
会议名称
参会人员
召开时间
会议时限
会议
主持人
定
期
会
议
部门周例会
本部门人员
每周工作总结和计划安排
不超过1小时
部门负责人
公司月例会
总经理、副总及公司各部门负责人
次月5日前,各部门对本月重点工作进行总结汇报,对下月重点工作计划提报公司领导。
不超过2小时
总经理或总经理指定人员
业务分析会议
外墙部负责人、涂装部负责人、萨米特品牌部负责人、商场店长、业务主管及业务骨干
每月一次,时间为每月中下旬,对公司市场和业务开展情况进行分析,具体见会议通知
不超过4小时
总经理或总经理指定人员
管理评审会议
总经理、副总、公司
各部门负责人
每年的7月或11月中旬,对公司的方针、目标、管理进行检讨
按照管理评审控制程序之规定
总经理
年终工作总结会议
总经理、副总及公司各部门负责人
每年年底前,对公司的年度工作进行总结,对来年工作拟定方针和目标
不超过6小时
总经理
员工大会
公司全体员工
每年一次,春节假期前
会议通知
办公室
不
定
期
会
议
培训
培训内容涉及人员
根据每年的培训计划和公司具体需求
会议通知
行政人事部
内部审核会议
制度、流程监察小组
每年的5月或10月中旬,对公司的制度、流程的执行性、有效性、适宜性进行系统的检查
按照内部审核控制程序之规定
制度、流程监察小组组长
专题工作会议
会议涉及部门及人员
根据会议具体需求
会议通知
会议主导部门
第五条 会议准备
1、 定期会议由会议主持人在会议召开前三个工作日指定人员向与会人员发出会议通知,同时通知行政部做好会场的安排和布置。不定期会议需要行政部配合安排会场的,由会议主导部门提前一个工作日通知行政部和与会人员准备。所有会议记录人员由会议主导部门安排,办公室只负责总经理主导的全公司性质及本部门主导的会议记录。
2、会议通知应该包含会议具体时间、地点、主题、主持人、记录人、参加人员、会议议程、会议特别要求等内容。
3、会议通知人员应通过会议通知收取签署或电话确认的形式,与参会人员确认出席, 并做出相应安排。
4、会议主持人和参会人员在接到会议通知后都应分别做好会前准备工作,包括会议要点、汇报总结提纲及相关会议资料,并就有问题的部分与相关部门或人员事先进行沟通,以确保发言质量,提高会议效率。
第六条 会议纪律
1、会议出席人员必须按时到达会场, 未能准时出席者以迟到论处。
2、部门负责人因故不能参加会议时应指定人员代替,并于会前向会议主持人请假并于行政部备案,未出席会议又未指定代理人,或请假未取得会议主持人同意者,以旷会处理。
3、参会人员达到会场后,应如实填写《会议签到表》, 漏签者以会议缺席处理。
4、会议期间,与会人员应将手机调整为振动或静音状态。
5、会议期间, 每隔1.5小时休息10分钟。
6、会议进行时间内,参会人员不得中途离席、不得会客、会外人员不得进入会场找人或交谈, 也不得在会场上随意走动、接电话、倒水、上厕所等。
7、与会人员应认真聆听发言,不得开小会或做与会议无关的事情。
8、会议期间,与会人员不得随意争执吵闹和打断他人发言或超出会议议题发言。
9、会议结束后,与会人员应主动做好个人开会位置前的整理和清洁, 此项由会议主导人员进行监督执行。
10、培训纪律同会议纪律要求。
第七条 会议记录和跟进
1、会议记录人员应做好会议记录。记录要准确、完整,不清楚或有遗漏的地方应及时核对和补齐。会议的原始记录由会议主持人存档。
2、会议记录人要认真整理会议记录并形成会议纪要或会议决议,会议纪要经会议主持人审批后发放给各与会人员签收。重要会议纪要应抄送行政部备案。
3、会议内容或资料有必要保密的,与会人员要做好保密工作或按要求签订保密协议。
4、会议资料由会议主导部门存档备查。
5、如有会议缺席人员, 会议主导人员应及时通知其阅看会议记录和有关文件材料。
6、与会人员应严格按照会议决定的期限,保质、保量的完成会议决策工作任务,并主动向跟进人衔接。如因特殊情况延误,应主动同跟进人联系取得统一认识。否则,以记警告处理, 因工作延误给公司造成重大经济损失者,以记过处理。
7、节假日的会议考勤,以《会议签到表》记录时间和人员为考勤依据。 会议记录员在会议后应及时将《会议签到表》送交办公室考勤处考勤统计。
第八条 违规处理
1、半小时内迟到以《考勤制度》规定之迟到处理。员工每次迟到罚款5元,主管每次迟到罚款10元, 经理每次迟到罚款15元,经理以上级别每次迟到罚款20元。
2、半小时以上迟到无充足理由、会议缺席又无请假或指定代理人者,以旷会处理,旷会一次者扣除罚款50元。
3、违反会议纪律者,每次记警告一次,每次罚款人民币5元。如果会议主导人对会议后环境的整理和督促不周,则处以会议主导人和未按规定进行整理人员以罚款人民币5元/次。
4、未按会议决策期限完成工作任务而又未与任务跟进者达成共识者,情节轻微者处以警告,警告一次罚款5元。情节严重者,以记过处分。记过处分以公司《奖惩条例》标准处罚。会议决策特别规定事项的处理,如未在规定时间内完成,以会议决策处罚方法处理。
5、会议缺席人员应及时与会议主导人员联系, 了解会议内容和相关的会议决策事项, 积极配合会议决策事项执行。未及时跟踪会议内容而导致会议决策事项的未执行或延误,按照如上8.4项规定处理。
6、培训违规处罚同会议违规处罚。
第九条 相关文件和记录
《会议通知》 《会议签到表》 《会议纪要》
第十条 附则
本制度经办公室会议讨论通过,总经理核准后公布实施,