DAT 22-2000 归档文件整理规则.pdf

中华人民共和国档案行业标准
归档文件整理规则
DA/T22-2000
The arrangement rule of filing documents
范
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2定义
本标准采用下列定义
2.1归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件螫連
将归档文件以件为单位进行裝訂、分类、排列、号、编目、装盒,使之有序化的过程
2.3件
归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与
复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为ー件.来文与复文可为一件。
理原则
遵循文件的形成起律,保持文件之间的有联系,区分不同价值,便于保管和利用。
4质量要求
4,1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模胡或易退变的文件应子复
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张,装订材料等应符合案保护要求。
5整理方法
5.1装订
归档文件应按件装订装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转
发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后
5.2分类
归档文件可以采用年度一机构(间题)一保管期限或保管期限一年度一机构(问题)等方法进行分
类。同一全宗应保持分英方案的稳定。
5.2.1按年度分类
将文件其形咸年度分类。
5.2.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类
中华人民共和国国家档案局2000-12-05批准
2001-01-01实施
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DA/T22-2000
5.2.3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承か机构(问题)分类《本项可以視况予以取舍)。
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、计报表
等成套性文件可集中排列。
5.4绵号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关
内容。归档章设置全亲号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(何题)等选择项(见图A1。图
示中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)
5.4.1全宗号:档案馆给立档单位编削的代号。
5.4.2年度:文件形成年度,以四位阿拉伯字标注公元纪年,如1978。
5.4.3保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号:文件的排列顺序号
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制,室编件号的编制方法
为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆绾件号按进馆要求标注。
5.4.5机构(问题):作为分关方案类目的机构(问题)名称或規范化简称。
5.5绵目
归文件应依据分类方案和室編件号顺序绵制归档文件目录。
5.5.1归挡文件应逐件绵目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责
任者、文号、题名、日期、页数、备注等项日(见图A2)。
5.5.1.1件号:填写室编件号
5.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者
5.5.1.3文号:文件的发文字号。
5.5.1.4题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“?了”号。
5.5.1.5日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909
5.5.1.6页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页,
5.5.1.7备注:注释文件需说明的情况
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸果用国际标准A4型(长X宽为297mm×210mm)。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置金宗名称、年度、保管
期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简
称
5.6装盒
将归档文件桉室编件号序装入档案盒,并填写档盒封面、盒及备考表项目。
5.6.1档察盒
5.6.1.1案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可
以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4(a))
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等
必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4(b)、图A4(c)。其中,起止件号填写盒内第一件文件和
最后一件文件的件号,中间用“一”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求
编制。
5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检査人和日期(见图A5),
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