文书档案管理的信息化建设分析.pdf

2015年第8期
黑龙江水利科技
8.2015
(第43卷)
Heilongjiang Science and Technology of Water Conservancy
文章编号:1007-7596(2015)08-0159-02
文书档案管理的信息化建设分析
郝影
(黑龙江省水利水电勘测设计研究院,哈尔滨150080)
摘要:文书档案管理工作是档案工作中的重要组成部分。随着社会的不断发展,传统的手工
登记、人工査询的档案管理模式无法满足社会发展的需求,文书档案管理的信息化建设具备很
多传统的管理方式所不具备的优势,已经成为社会发展的必然。文章阐述了传统文书档案管
理存在的问题和文书档案管理信息化建设的必要性,对现存的问题进行了分析,并提出了相应
的解决措施。
关键词:文书档案;档案管理;信息化建设;数据库完善
中阳分类号:G27
文献标识码:C
传统文书档案管理存在的问题
文书档案实现信息化管理可以有效避免重要文
1)文档的使用缺乏时效性:传统的文档管理模书档案在收集和借阅过程中的损坏及丢失。更重要
式下,如果想要借阅文书档案就必须要到文书档案的是可以在单位内部实现文书档案信息网络共享,
室去办理手续,需要进行繁琐的登记,査找文档耗费方便多人同时借阅,有效提高了文书档案的二次利
时间较长。如果是在当地还好,而异地的工作人员用率。
査阅文档的难度更大。很多文档只有一份,所以当2.2提高工作效率
多个使用者同时想借阅的时候,就会产生矛盾,信息
实施文书档案管理信息化后,自动分类存储、自
动形成检索目录,立卷和检索都可以通过计算机轻
得不到充分的共享,文档的价值得不到充分的体现。松完成,不但提供了快捷的归档管理手段,而且提供
2)文档不宜长久保存:传统的文书档案大多是
了信息利用的快速途径,避免了立卷人凭借自己的
以纸质档案的形式进行保管的,纸质文件非常容易
经验和理解立卷,导致案卷质量参差不齐的问题
损坏,不利于长久保存,不少档案资料年代久远,具
有效缓解了人力不足,节省了办公经费,极大地提高
有十分重要的价值。但是,文档在使用和翻阅的过了相关部门的工作效率,更好地发挥文书档案的利
程中,会不可避免地发生损坏,这对于文书档案的管用价值。
理十分不利,一些珍贵的档案一旦损毁将难以再生,
提高文书档案资料传输速度与安全性
给文书档案管理工作带来巨大的损失,无法弥补。
在文档管理工作中,很多时候工作人员会对档
3)文档管理工作复杂:传统的文档管理模式下,案资料进行私存,或者是文档的传递管理不严格,造
借阅文书档案要进行详细的登记,归还的程序同样成档案资料的损坏或者是丢失,这都为档案管理工
比较复杂。由于文书档案的种类繁多,形式多样,整作的顺利进行造成了不可避免的麻烦。通过信息化
理归类比较麻烦,不方便长久地使用。文书档案涉建设可以有效避免这个问题,通过计算机网络进行
及的部门特别多,需要专门的人员对档案进行分类跨空间短距离的传输,不但提高了文档传递效率,同
存放、审査和编目,工作量比较大
时也增强了文件的安全系数。
2文书档案信息化建设的必要性
文书档案管理信息化建设中存在的问题
2.1提高文书档案利用率
文书档案管理信息化建设中存在的问题主要包
[收稿日期]2015-06-09
[作者简介]郏影(1982-),女,黑龙江佳木斯人,馆员。
2015年第8期
黑龙江.水利科技
No.8.2015
(第43卷)
Heilongjiang Science and Technology of Water Conservancy
(Total No 43
括3个方面
资料的搜集整理,并建立完善的数据库,实现资源的
3.1重视程度不够
重复利用和资源共享。另外,单位领导必须要增强
就目前文书档案管理现状看,大部分单位领导对于信息化建设思想意识,加大人力、物力、财力投入力
档案管理信息化建设工作缺乏应有的重视和长远的发度,尤其要保证硬件设施的完备,建立完善的档案管
展规划,始终无法从战略高度去认识档案管理信息化建理工作体系,加大日常工作管理力度,将档案管理工
设的重要意义和作用,人力物力投人明显不足,不能针作逐渐由手工转变为信息化、自动化管理。
对社会发展的需要对原有工作制度进行调整完善,导致4.3提高工作人员专业能力
出现档案管理信息化建设规范化、合理化、科学化程度
要求工作人员不但要具备档案管理相关知识,同时
不高,信息软件应用杂乱等问题,使其不能满足信息化更要具备高超的计算机技能,熟练掌信息化技术各项
背景下档案管理工作的暠要,阻碍了文书档案管理工作知识。为此,单位一方面要为员工提供学习、培训的机
信息化建设更深层次的发展リ。
会,让员工熟练掌握文书档榮管理专业知识和技能,以
3.2信息化建设标准不统一不完善
满足信息化建设的需求。另一方面,可以通过竞聘的方
主要表现在信息化建设软件缺乏必要的通用性式,择优选拔具有档案管理学、档案学以及目录学等专
和适应性;计算机与辅助设施型号等各方面匹配上业知识的人オ。此外,档案管理工作的信息化建设,不
缺乏统一性;文书资料归档缺乏统一和完善的分类但要求工作人员具有档案与计算机知识与技能,同时还
编码和检索程序。
需要其他员工与部门的支持,将日常档案资料等通过计
3.3存在严重的安全隐患
算机来进行保存、传递等,为后期档案管理工作的顺利
文书梢案管理信息化建设主要是建立在计算机进行提供更多帮助。
网络系统上,而网络环境存在很强的不安全性,再加4.4建立完善数据库
上档案具有很强的保密性质,这就对环境的安全性
建立完善数据库是文书档案资料共享的前提,
要求更为严格。文件以及电子档案数据的安全,在档案一般都具有很强的保密性,是承载历史信息和
网络环境下易受到网络黑客以及不良程序的攻击,公文信息的载体。通过档案管理中心建立完善数据
在文档保存以及传递过程中也极易受到病毒和木马库,可以为文书档案管理信息化建设提供更多技术
等感染,而造成文档资料受损或者缺失,这些是最重支持。通过局域网以及内部网络的建立,可以真正
要的环境安全问题。
意义上实现档案资料的网络化与共享化。通过信息
4文书档案信息化建设的实施策略
检索等可以更及时便捷地为人们提供有价值有帮助
文书档案信息化建设的实施策略主要有4个
的信息资料。另外,通过数据库可以帮助档粲管理
4.1树立档案管理意识
人员更快捷地对已人档资料进行修改整理,能够更
在文书档案信息化建设中,每个工作人员都面有效地提升档案管理工作效率。
临着传统观念的转变,各级领导必须占领制高点,拓
结语
宽大视野,认清文书档案信息化发展的重要性,切实
档案管理工作是影响单位正常运行的重要部
把文书档案信息化提到战略高度来思考。文书档案分,在信息网络背景下对文书档案管理进行信息化
管理人员也要树立现代档案管理、利用意识,认清面建设,是社会发展的需要,更是档案管理部门持续
临的挑战和机遇增强紧迫感和责任感,努力用现代展的必然。我们需要坚持不懈的对此方面工作进行
化管理手段去管理文书档案,加快实现文书档案工研究,并针对存在的问题积极寻找解决措施,不断提
作从传统的馆癜模式