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类型DB33T 770-2020 会展行业管理与服务规范.pdf

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    DB33T 770-2020 会展行业管理与服务规范 770 2020 会展 行业管理 服务 规范
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    ICS 03.080 A 12 浙江省地方标准 DB33 会展行业管理与服务规范 Management and service standard for convention&exhibition industry 433 2020-05-15 发布 2020-06-15 实施 浙江省市场监督管理局 发布 DB33/T 770-2020 代替 DB33/T 770-2009 DB33/T 7702020 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 基本要求 . 3 5 展会管理与服务 . 3 6 展馆管理与服务 . 9 7 展览工程管理与服务 . 11 8 会展商务管理与服务 . 12 9 会议服务机构管理与服务 . 13 附 录 A (资料性附录) 展会立项策划书 . 16 附 录 B (资料性附录) 展会实施策划文件 . 17 附 录 C (资料性附录) 观众邀请方案及邀请函 . 20 附 录 D (资料性附录) 代理商的选择评价 . 21 附 录 E (资料性附录) 顾客满意度调查方法 . 22 附 录 F (资料性附录) 顾客满意度调查表 . 24 附 录 G (资料性附录) 会议策划内容 . 25 参考文献 . 26DB33/T 7702020 II 前 言 本标准按照 GB/T 1.12009 给出的规则起草。 本部分代替 DB/T 770-2009会展行业服务规范,除编辑性修改外,主要技术变化如下: 标题改为会展行业管理与服务规范; 增加同类展、专业观众、绿色会展等术语; 增加一章基本要求; 增加举办单位资质要求:具有诚信体系建设要求的相关资质; 增加举办单位鼓励国际认证和绿色会展方面的基本要求; 修改立项登记程序; 增加有诚信的企业不得参展; 增加无纸化方面的要求; 增加展馆服务与管理中,接展时在同类展、诚信等方面的要求; 增加展馆服务中,对主场搭建公司和各搭建商资质方面的安全管理要求; 增加展览工程服务中, 应在参展手册中明示布展的绿色会展相关要求; 增加会议服务机构在资质、工作机制、安全预防等管理方面的通用要求; 修改会议调研的流程。 本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G为资料性附录。 本标准由浙江省商务厅提出。 本标准由浙江省会展业标准化技术委员会归口。 本标准起草单位:浙江中汽会展有限公司、浙江省会展行业协会。 本标准主要起草人:方曦、余长清、章樱樱。 本标准所代替的标准的历次版本发布情况为: DB33/T 770-2009 库七七 w w w .k q q w .c o m 提供下载DB33/T 7702020 1 会展行业管理与服务规范 1 范围 本标准规定了会展及相关的术语和定义、绿色会展基本要求、展会管理与服务、展馆管理与服务、展览工程管理与服务、会展商务管理与服务、会议管理及服务等的要求。 本标准适用于举办会展以及与之相关的活动。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件, 仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。 GB 3096-2008 声环境质量标准 GB/T 10001.1 公共信息图形符号 第1部分:通用符号 GB 13495.1 消防安全标志 第1部分:标志 GB/T 19001 质量管理体系 要求 GB/T 23331 能源管理体系 要求 GB/T 24001 环境管理体系 要求及使用指南 GB/T 26165-2010 经济贸易展览会 术语 GB/T 28001 职业健康安全管理体系 要求 GB/T 30520-2014 会议分类和术语 GB/T 30521-2014 经济贸易展览会 数据统计 GB/T 36681-2018 展览场馆服务管理规范 GB 50016 建筑设计防火规范 GB 50140 建筑灭火器配置设计规范 GB 50222 建筑内部装修设计防火规范 GA 27-2002 文物系统博物馆风险等级和安全防护级别的规定 SB/T 10358-2012 专业性展览会等级的划分及评定 SB/T 10852-2012 展览场馆运营服务规范 3 术语和定义 GB/T 26165-2010、GB/T 30520-2014 确定的以及下列术语和定义适用于本标准。 3.1 会展 convention and exhibition 会议、展览等活动的总称。 3.2 展会 exhibition 在一定地域空间和有限时间区间内举办的,以产品、技术、服务的展示、参观、洽谈和信息交流为主要目标的,有多人参与的群众性活动。 GB/T 26165-2010,定义 2.1.1 3.3 同类展 the same style expo 会展名称相同或相近,以及会展商品内容相同或相近的会展项目。 库七七 w w w .k q q w .c o m 提供下载DB33/T 7702020 2 3.4 主办单位 organizer 策划、运营展览会,拥有并对展览活动承担主要责任的组织。 GB/T 26165-2010,定义 2.3.1 3.5 承办单位 co-organizer 受主办单位(3.4)委托,承担、协助、参与展会(3.2)策划或运营的组织。 GB/T 26165-2010,定义 2.3.2 3.6 举办单位 organizer 主办或承办展会立项、策划、组织、实施与管理工作,并承担相应法律及经济责任的展会主办或承办单位的统称。 3.7 协办单位 cooperator 协助主办(或承办)单位举办展会(3.2)的组织。 GB/T 26165-2010,定义 2.3.3 3.8 支持单位 supporter 向展会(3.2)或其相关活动提供有效资源的组织。 GB/T 26165-2010,定义 2.3.4 3.9 参展商 exhibitor 签订参展合同,履行合同义务,拥有展台使用权,展示产品、技术和服务的组织。 GB/T 26165-2010,定义 2.3.5 3.10 专业观众 professional visitor 展会展出期间,出于收集信息、采购洽谈、联络参展商等专业或商业目的参加展会的观众。 GB/T 26165-2010,定义 2.3.10 3.11 服务商 service supplier 为会展提供专业配套服务的供应商。 3.12 招商 investment 会展的承办单位为达到某种商业目的向社会各界的企业和个人进行的邀请行为(如招引会展赞助商、广告、专业观众等)。 3.13 招展 exhibition invitation 会展的承办单位为举办会展而邀请相关单位或个人参加产品展示、 信息交流和贸易洽谈等活动的一种商业行为。 3.14 标准展位 standard booth unit ,国际上通称的采用统一标准规格的展位,又名标摊。通常为占地 9 m2 (3m3m)的展示空间,有三面展板,一面开口,配有二只射灯,一张洽谈桌,二把椅子,一只纸篓。 3.15 库七七 w w w .k q q w .c o m 提供下载DB33/T 7702020 3 承建商 building contractor 为会展提供现场搭建工程服务的供应商。 3.16 布展期 Exhibition Move-in Period 在展览或会议举办之前进行现场布置的时段。 3.17 绿色会展 green convention and exhibition 会议、展览、大型活动等会展活动策划、实施的全过程中,贯彻绿色理念,优先选用环保设计、技术、工艺、设备和材料,提高会展资源利用效率。 4 基本要求 4.1 绿色会展基本要求 4.1.1 全过程应遵循“尊重”原则:尊重自然的理念和思维方式,在展览工作中尽可能地减少对环境产生负面的影响,包括对场地和人的影响,减少对资源和能源的过度使用。 4.1.2 全过程应遵循“使用可再生材料和新材料”原则:在展览施工中尽可能多地使用可再生材料,鼓励对新材料、新产品和新技术的使用。 4.1.3 全过程应遵循 “可再利用和可循环利用” 原则: 施工应尽量多地使用可再利用和可循环利用材料。 4.1.4 全过程应遵循“减少废弃物和污染物”原则:减少展台施工对环境的负面影响,包括减少使用对人体健康有害的物质,使用无害、节能材料,减少污染和废弃物。 4.1.5 全过程应遵循“加强记忆和教育”原则:加强对可持续发展理念的宣传,在展览工作中,对参与展览会的单位或个人采用教育方式贯彻可持续发展理念和环保意识。 4.1.6 主办单位、承办单位、会展场馆宜按 GB/T 19001、GB/T 23331、GB/T 24001 的要求建立质量、能源、环境等管理体系并实施。 4.2 诚信基本要求 按行业自律准则进行规范运作和管理。 5 展会管理与服务 5.1 举办单位资质要求 应具备下列资质条件: 独立法人资格; 与展会规模相适应的资金、场地和设施; 相应的管理机构、人员、措施和制度; 专业的展览策划、组织、操作与管理能力和招展办展活动统筹、组织和安排的能力; 承担会展组织活动相应经济风险的能力; 诚信体系建设要求的相关资质。 5.2 举办单位基本要求 5.2.1 应当依法经营、诚实信用、规范服务、公平竞争、平等互利、尊重知识产权的保护。 5.2.2 应提供与服务相适应的资源和服务环境。包括: 展会服务所需的直接的和间接的人员; 产品展示展销、业务洽谈、现场商务服务、仓储和停车等固定的场所和附属设施; 与所展示或展销商品相适宜的会展场所及安全设施; 展会服务和售后服务所需的设备(硬件和软件); 展会服务所需的专项技能和技术; 展馆的进出口通道的宽度至少 2.8m 以上,并通过当地消防安全管理部门的验收; 展馆的通风及采光应良好,建筑防火设计符合 GB 50016 的规定; 库七七 w w w .k q q w .c o m 提供下载DB33/T 7702020 4 适宜的地理位置和通畅的交通条件; 适宜的服务环境; 适宜的财务资源。 5.2.3 应建立与会展服务项目相适应的质量管理体系。 5.2.4 鼓励建立与会展服务环境相适应的环境、职业健康安全管理体系、ISO 质量管理体系、UFI 认证、CMM 会议管理等国际认证。 5.2.5 坚持绿色会展的理念,开展各类绿色会展管理与服务。 5.3 项目管理 5.3.1 立项策划 举办单位应根据市场预测和发展需要进行展会活动策划, 并形成立项策划书。 立项策划内容可参见附录 A。 5.3.2 项目评审 立项策划书应经举办单位内部相关职能部门评审, 这项评审的参加者应包括与被评审的项目阶段有关的职能方面的代表。评审的主要方面: 市场环境评审; 展会项目生命力评审; 展会执行方案评审; 展会项目财务评审; 展会风险预测评审。 应记录并保存评审中提出的问题及改进建议(包括会议未能解决的事项)。 5.3.3 立项登记 通过项目评审的立项策划书应向辖区市级政府会展管理部门或会展相关行业协会报备, 原则上同类展会至少相隔三个月;并按浙江省大型群众性活动安全管理办法规定,在活动举办日的 20 日前向举办地公安部门提出安全许可申请,取得安全许可。 5.3.4 策划管理 举办单位应编制下列展会实施策划文件(策划内容可参见附录B): a)参展手册; b)广告宣传; c)招展招商; d)展会相关活动(开幕式、表演比赛、专业研讨会、技术交流、产品发布会、产品推介会等); e)展会服务与现场管理; f)参展商管理; g)观众管理; h)会展安全及应急管理; i)总结和评估。 以上策划文件应进行评审,评审时应关注策划涉及的各类物料、能耗及相关活动,注重节约、减少污染和可循环材料利用, 并邀请当地相关政府行政主管部门或行业协会有关人员参加专题会议, 对评审的结果及评审采取的措施应予以记录和备案; 并按照评审意见对相关文件做出修改优化后定稿。 所有案例涉及各类物料、印刷、能耗等均应注重节约,减少污染,可
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