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企业档案数字化建设探析

文档名称:企业档案数字化建设探析
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上传者:15361816116
添加时间:2019/05/06
内容摘要:
按顺序、分类进行。
2.新技术环境下企业档案数字化工作
面临的挑战
企业档案数字化建设探析
2.1档案管理人员柰质和档案管理水
平有待提升
口秦宗娟
很多企业从领导者到档案管理者,对
(云南路港工程公司,云南昆閉650051)
档案管理工作不够重视,对档案管理业务
不够熟悉,案管素质普遍不高。有的
企业为了节约成本,一个行政文员或秘书
摘要:企业棓策涉及企业秘密和行业利益,特别是涉及?业密的案关系到金企不仅要做行政文秘工作,办公氧日常事务
业切身利益,甚至生存大计。随着信息化时代的到来,传统的裆案管理模式受到了严峻处理,还要做梢案管理工作,缺乏专业的
的挑战。为了能使档案信息能够更妤地发挥作用,配置必要的现代化设备,逐步推进档案管理人员,因此企业的档案管理水平
氣数守化建设是企业档蒙管理的必然趋势
就上:不去。企业各种档案实行现代化管
关鞬词:企业策档榮管理档策数字化
理,人的?素起到关键作用,没有稳定的、
具有档案专业知识和计算机基础知识的
队衎,企业的档案现代化管理、数字化管
理就很难在上铺开。
门实施国家档案事?“十ー五”规划的要
目前,许多企业在档案管理配备专业
栲案数字化理论的研究始于美国,随求,也是促进档案管理现代化、信总化的人员的稔定性和专业人员对档案工作的适
着信息技术与网络技术的飞速发展,逐步具体举措,对企业档案管理实际工作具有应性方面,还不能完全符合攻日档案現代
波及到发展中国家。国内档案数字化工作重要意义。档案实施数字化管理后,不仅化管堡的要求。如我公可在工程项口建设
还刚起步,还处在铩索与论证阶段,对档优化了档案管理的手段、方法,而且提高过程中,施工、监理单位对项目档案的規范
案数字化建设的研究也劇起步,且土要了档案的利用率,何时还可以大大提高企整理水半还参差不齐:各项目业主及所辖
集中在数字档案馆建设的研究,以及一些业的形象
县区建设指部在管理项目文件材料收集
专门档案数字化建设的研究,对企业档案12档案数字化的内容和实施步緊的完整性和征地拆近材料理的规范性、
数字化的研究甚少。
12.1档案数字化的内容
及时性等方面,还有太多不尽如人意的地
档案信息化建设是信息时代档案工
档案数字化的内容从程度上看包抵档方。加之对档案的数字化建设缺乏必的
作的主题,而档案数字化建设则是档案信案目录的数字化(建立档案目录数据炸)和硬件支撑,因此与档案现代化管理的要求
息化建设中的重要内容,是档案管理过程档案全文的数字化(将档案全文按貌逐相距甚远,档案数字化建设?是遥不可及。
中一场深刻的革命。因此,探析企业档案页存储为图像文件)。具体讲,包括:提高档
2.2电子档案的网络化管理存在问题
数字化建设具有十分重要的意义。
案标准化、规范化水平,即档案业务要规
电子文档之所以涉及范围迅速扩展、
1.档案数字化建设概述
范,档案标准要建立健令并真正实施:提高数显急剧増加,最主要的原因就是计算机
档案数字化是指利用数据库技术、数系统的整体水平,档案数学化建设的着眼网络化的快速发展。网络化带来的突出问
据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,点应是整个系统,这样能发挥整体优势,题是,企业在办公自动化网络的建设中没
将纸质文件、声像文件等传统介质的文件提高系统的综合能力:抓好数据库建设,开有档案部!参加,而一些档案工作者又対
和已归档保存的电子档案,系统组织成具发和建设数库系统是国家档案信息1程计算机网络了解甚少,缺少参与的能力。
有有序结构的档案信息库。败字化的优的核心和基础,是工程的主体。
因此,这样建成的网络中,对电子文件的
点有检索快捷方便、容易实时同步备份、
1.2.2档案数字化处理的实施步聚
归档管理不可能完全符合档案管理的要
存储空间小,维护方便、安全等。
①档案整理。档案整理人员要检查档求,存在的问题不会少。例如从安全方面
1.1档案数字化建设的必要性
案繁卷及文件的完整性,检杳卷内贞号是看,据计算机安全专家的调查,约有109
第一,档案数字化是提高企业工作效否完整无误,发现有误及时纠正,发现没的局域网在新建立过程中就受到过病毒
率的要求。数学化档案建设完成后,企业有页号的正确添加。②
感染,运行3年后从未发现过病的?络
领导、各部门以及相关资源共享单位就能②扫描(录入)准备。如果具备扫描条只剩约10%而接入互联网所遇到的非法
通过焖络查询档案的电子文档信息,避免件的企业,要准备好扫描仪,并与计算机访问则难以计数,现在的防火墙"等技术
了传統文档在使用上的麻烦,不用多次重正确连接:如果通过手工录入的,要备份对”黑客”高手往往防不驻防。如果一些网
复地把相同的纸质档案到处传递、收回,好归档的文件夹,以保证电子文档的要善络只设计了电子文件的逻归档功能,而
这样可以节省档案管理者很多的时间,同保存。
没有考虑对其进行物理归档,且网络毁
时大大提高了工作效率,降低了档案信息③正式打描(录入)。打开计算机内的坏,企业电子档察的丢失将准以避免。
第二,数字化建设是档案管理工作的准确选择好各个参数。扫描参数一般旬括3电子档案的真实性、安全性难以
利用的成本。
纸质档案数字化制作软件,根据实际情况
必然要求。库存的纸质档案实现数字化、亮度值、分率、颜色值、页面大小、扫描
电子文档具有操作方便、传递快速等
电子化管理,既是各企业单位档案管理部方式、存储格式等。手工录入的内容应当特点?但也有一些缺点,如:电子文档对软
管理观·2012年3月下句刊
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