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高级办公自动化教材

文档名称:高级办公自动化教材
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文档大小:3775KB
上传者:zlcyxy
添加时间:2019/05/13
内容摘要:
WORD中文字处理软件
中文Word 2003是包含在Microsoft Office 2003套装软件中的一个字处理软件,它运行在Windows98/2000/XP环境下。它功能齐全,从文字、表格、插图、格式、排版到打印,是一个全能的桌上排版系统。
第一节 认识Word 2003
一、启动与退出中文Word 2003
1.启动Word 2003
如果已经安装过了中文Office 2003软件,那么我们可以用以下方法启动Word 2003软件。
(1)单击“开始”菜单,将鼠标移到“程序”命令中,在“程序”子菜单中选择Microsoft Word命令,即可启动word 2003。
(2)双击桌面快捷方式打开WORD;则自动建立了一个空白文档——文档1,默认纸型为A4型。
2.退出Word 2003
用以下三种方法可以退出Word 2003:
(1)单击窗口右上角的关闭按钮。
(2)单击文件菜单,选择“退出”命令。
(3)利用快捷键“Alt+F4”,关闭窗口。
在退出Word 2003时,Word 2003将关闭所有的文档,如果某些打开的文档没有保存、Word 2003将询问你在退出之前是否保存这些文档。如果要保存,单击“确定”按钮,否则单击“否”按钮。
二、Word的窗口组成
Word 的窗口组成如图2.1.1所示。
标题栏:用来指示当前所使用的软件的名称及所编辑文档的名称。
菜单栏:在其中列出了Word 所有功能的命令清单。
常用工具栏:包含常用的快捷命令按钮,可以快速完成工作。
格式工具栏:包含可以快速改变文字外观和文档编辑格式的命令按钮。
视图方式:视图分为普通、WEB、页面、大纲四种,建议我们一般将视图模式定在“页面”模式下(这样看起来是所见即所得的方式)。利用“水平滚动条”左边的视图方式按钮或者视图菜单中的相应命令,可以在四种视图之间转换。
三、菜单与工具栏
Word 2003执行的操作通常是利用菜单和工具栏完成的。
1.使用菜单
Office 2003及其以后版本提供了一个个性化短菜单,其中显示的是用户常用的命令,单击底部的按钮,则显示完整命令。
第二节 编辑文档
在掌握了Word文档的创建、保存、打开等基本操作后,接下来就可在文档中输入文本,并对文本进行选定、删除、移动、复制、查找与替换等操作。
一、输入文本
在窗口顶部闪烁的光标表示输入文本将出现的位置,即插入点。
提示:BACKSPACE键删除的是光标之前的字,DEL键删除的是光标之后的字。
1.汉字输入
如果要输入汉字,必须切换到中文输入法状态:
(1)用鼠标切换。单击任务栏右侧的输入法图标,弹出一个输入法选择菜单,单击想使用的输入法。
(2)用键盘切换。
CTRL+空格键: 中/英文输入法切换
SHIFT+空格键: 全/半角切换
CTRL+SHIFT: 输入法之间的切换
提示:如果在文档中输入公式,选择【插入】→【对象】命令,在弹出的“对象”对话框中选择“Microsoft 公式3.0”,即可打开公式编辑器。
(2)用户也可以选择“插入” →“符号”命令插入所需特殊符号。另外,在符号工具栏中也可以找到常用的符号。
提示:特殊符号" ( ? z等都在以字母W开头的字符集里。按“CTRL+ALT+R”可输入注册符。
二、 插入文档
用户可将已有文档直接插入到正在编辑的文本中,其操作步骤如下:
(1)将插入点置于要插入文档的位置。
(2)选择【插入】→【文件】命令,打开“插入文件”对话框。
(3)在对话框中输入或选择要插入的文件名。
(4)单击“插入”按钮,该文件就插入到文档中。
三、打开旧文档
若要打开以前保存的文档,可选择【文件】→【打开】命令,或单击常用工具栏上的“打开”按钮,弹出如图2.2.2所示的对话框。
在“查找范围”中选择指定的路径,然后选择要打开的文档,单击“打开”按钮,即可打开一篇旧文档。
四、保存文档
保存文档可采取三种方法。
(1)使用文件菜单中的“保存”命令:如果是第一次保存则弹出的是“另存为”对话框,如图2.2.3所示。在“保存位置”框中选择保存该文档的路径,在文件名中输入保存的文件名称(Word提供缺省文件类型为“*.Doc”),单击“保存”按钮即可保存文档。
提示:在“另存为”对话框中可以为文档加密,选择【安全措施选项】命令,在弹出的“安全性”对话框中设置文档的打开权限密码。
(2)使用“另存为”命令。选择【文件】→【另存为】命令,可以把存过盘的文档依照上述方法换个文件名保存起来,也可以更改保存路径。
八、编辑文档
完成文字输入工作后,可对WORD文档中的文字段落进行修改。
1.选择文字:
(1)选定一个单词:用鼠标双击该单词。
(2)按住Ctrl键可以进行不连续区域的选择。
(3)插入点置于要选择文字的第一个字前或最后一个字后,压住鼠标左键拖动选择(拖黑),即选择了拖黑部分的文字。
(4)在一行字的左端使鼠标变为向右方向,单击左键则选中本行文字,双击左键则选择本段文字,三击则选择全文。
(5)把插入点置于要选择文字的第一个字前或最后一个字后,按住Shift键,鼠标移至要选的最后或最前一个字处,单击左键,即选择了变黑部分的文字,如图2.2.4所示。
(6)按“Ctrl+A”键或选择【编辑】→【全选】命令,即可选择全文内容。
(7)选择任意块:将鼠标指针置于要选择的一角,按住Alt键同时按住鼠标左键拖动到文本块的另一角,再松开鼠标左键。
2.移动文字
(1)选择要移动的文字,按“Ctrl+X”组合键将其剪切,再将光标移至目标位置,按“Ctrl+V”组合键粘贴。
3.复制文字
(1)选择要复制的文字,按“Ctrl+C”组合键复制,再将光标移至目标位置,按“Ctrl+V”组合键粘贴。
5.替换文字:
选择【编辑】→【替换】命令或按“Ctrl+H”键,弹出“查找和替换”对话框,其余方法同上。
第三节 文档排版
前面学习了如何制作一篇Word文档,接下来学习如何格式化文档。下面先来了解什么叫做格式化。在Word的学习中,一个比较重要的环节就是使用Word中的格式菜单,对一篇文章进行必要的修饰,因为很多文章如通知、公文是必须具有特殊格式的。我们现在就来了解格式设置的具体方法。
一、格式化字体
Word中提供了大量的中英文字体,我们可按照工作中的实际需要选择不同的字体,操作方法如下:
(1)选择【格式】→【字体】命令,弹出如图2.3.1所示的“字体”对话框。
(2)从格式工具栏中选取相应的命令,如图2.3.2所示“格式”工具栏:
二、格式化段落
格式化段落包括对齐方式、缩进、间距、行距的设置,有了这些设置可以让一篇很平淡的文章看起来更加的正规,例如在文档中有一些特殊的格式如标题居中、首行缩进等效果都是通过段落菜单来实现的。
四、分栏
使用【格式】→【分栏】命令,打开“分栏”对话框。在该对话框中,选取相应的栏数、宽度和间距等。
五、项目符号和编号
在Word的编辑中还有一个常用的格式命令就是项目符号和编号,它可以将文字进行有序的编排。
八、背景
要设置文档背景,可以点击【格式】→【背景】进行设置。
设置文档背景颜色为单色时,选择【格式】→【背景】中的颜色或其他颜色进行设置。
设置为渐变、图片、纹理、图案时,选择【格式】→【背景】→【填充效果】进行设置。
设置水印效果时,选择【格式】→【背景】→【水印】进行设置,如图2.3.1
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