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高职院校档案管理工作探析

文档名称:高职院校档案管理工作探析
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上传者:lengchengqin
添加时间:2019/05/06
内容摘要:
总第 549 期 2014 年 8 月
管 理 观 察
第 22 期 上旬出版
刘红立 ,王凤花
1.佛山职业技术学院档案室;2.佛山地质局档案室;广东 佛山 528000
摘要:档案管理工作在高校内部管理工作中是项具有较强的政策性、机密性和专业性的工作,同
时也为高校对人才进行考察提供了重要的通道。因此,必须充分认识档案管理工作的重要性,重视存在
的问题,制定切实有效的措施和对策,保证档案的真实可靠性,加强档案管理的水平和力度。
关键词:档案管理 问题 对策 制度
档案工作是高校提高办学水平、加强师资队伍和干 另方面,有些高职院校对档案工作人员缺乏足够的重
部队伍建设、保障档案资源在日常校务活动中充分发挥 视和关心,对其工作方法简单生硬,也不利于档案管理
作用的基础性工作。最近中央和国务院提出了关于分 人员工作积极性的发挥。
类推进事业单位改革的指导意见》,高校教改不断推进, 1.2管理制度欠规范,档案质量不高,技术手段落后
人事制度改革不断深化,档案管理工作必须努力加强自 有些高职院校前后的隶属关系发生改变,加上办学规
身建设,适应改革新形势,提高管理服务水平。本文就 模大小不,档案管理方式也不同等历史原因,使得各高
高职院校目前档案管理的现状和存在的问题以及如何推 职院校档案管理制度规范性不高、档案质量也参差不齐、
进科学化管理进行阐述。 档案管理手段简单不科学等诸多问题。诸如档案材料收集
不齐,重大事件、重要事项材料遗漏缺失;档案内容空洞
失真,这方面人事档案尤为突出,特性特点材料缺少,公
1.档案管理工作的问题
式化、简单化、原则化的内容多,抽掉名字,放到谁的身
1.1 重视度不高,思想上存在误区,建设力度不够 上都合适;归档材料规格不统;收集过程中纸张大小也
长期以来,些院校特别是些地方职业院校,在 没有统;档案材料整理不规范,有些甚至没有进行科学
观念上对档案管理工作存在些认识误区。许多高职院 分类和装订。日常管理中技术手段滞后,手工检索,人工
校大多是合并组建而来,学科不同、层次也不同。由于 管理,工作量大、效率低下、准确性差,保管型的档
有些学校对档案工作没有自主管理权,档案管理工作也 案方式仍占据主要地位,没有很好地利用现代化的管理技
就没有受到重视,更没有摆到应有的位置。由于学校发 术和手段,在定程度上制约着高校档案管理工作的进
展的需要,师资队伍扩大化,使得档案管理工作任务也 步发展,使档案工作和服务处于被动状态。
加重;而目前档案管理工作已经从被动管理转向主动管 1.3档案信息利用率不高,服务功能有待加强
理,但是部分院校因为重视度欠缺,无论是硬件建设还 目前,档案信息管理大多还处于被动服务和封闭或
是软件建设投入都不足。既没有专用于档案管理的合格 半封闭状态局面。有些院校在档案管理工作上对可以开
达标库房,也没有增设单独的专职人员编制,仅由相关 发的信息内容,没有进行主动合理的开发利用,如人事
的人事、组织部门或者是学院办公室人员兼职进行管理, 档案信息资源的开发利用度局限,大多只限于发展党员
而这些兼职人员还要忙于应付日常的事务性工作,这对 和干部考察等方面,而在人才选拔、师资培养和年度考
于档案管理工作的稳定持续地开展是非常不利的。方 核等方面未真正发挥应有的作用。由于体制的原因,各
面,这种管理模式无法加强对管理人员政治素质、业务 院系档案管理相互间比较封闭,缺少借鉴和交流,彼此
能力、管理水平的提高,对高校档案管理工作的理论探 间的信息内容不致,管理网络化、信息化的功效没有
讨也难以深入,从而限制了档案管理工作的改革与发展。 充分体现。
作者简介:刘红立,女,研究方向:档案学、信息资源管理。
王凤花,女,高级工程师,研究方向:档案学、信息资源管理和人力资源管理。
60 总第 549 期 2014 年 8 月
管 理 观 察
第 22 期 政府上 与旬 公 出共 版管理
2.4培养现代化档案管理队伍
2.档案管理工作对策
档案管理人员具备现代化管理水平对高职院校的发
2.1 加强重视和档案管理人员素质建设 展必不可少。对于大多数高职院校来说,首先可选调计
算机专业教师,利用他们掌握的知识和技术开发出档案
档案工作涵盖范围广,涉及部门众多,包括行政、组
信息资源共享平台;其次是加强现有档案管理人员的整
织机关、各大院系、教辅、科研等方面的资料文 刘件 红, 立可, 反王凤花
体科学化管理素质,因为这部分档案管理人员往往不会
映单位的历史演革和现状水平,内容极为丰富,这就决定
1.佛山职业技术学院档案室;2.佛山地质局档案室;广东 佛山 528000
计算机编程和平台的使用,而会计算机编程和平台建设
了档案工作是项繁复庞杂的事务性工作。对于学校领导
的老师又不懂档案管理。针对这种情况,是请进来。
尤其是主管领导,应充分重视档案管理工作。方面,在
摘要:档案管理工作在高校内部管理工作中是项具有较强的政策性、机密性和专业性的工作,同
聘请计算机专业老师手把手地教软件使用和平台管理,
机构设置和人员编制上应给予充分的保证,积极适当倾斜
时也为高校对人才进行考察提供了重要的通道。因此,必须充分认识档案管理工作的重要性,重视存在
提高管理人员实际操作能力和科学化、系统化管理档案
并落实档案经费,增添必要的硬件设施,满足档案室的八
的问题,制定切实有效的措施和对策,保证档案的真实可靠性,加强档案管理的水平和力度。
能力,不仅节约了时间成本、缩减了经费开支,而且有
防配套要求;另方面,主动关心档案管理人员的工作
关键词:档案管理 问题 对策 制度
利于长期开展技术咨询活动。二是走出去。学校应让档
和生活,及时对档案管理人员取得的成绩进行表扬和认可,
案室管理人员多开展校级交流活动,不断提高自身的业
并增加较多的进修和继续教育的机会。这些措施对档案管
务水平和管理水平。如此可较快培养出支具备现代化、
理人员的自身素质以及档案工作绩效的促进和提高是非常
档案工作是高校提高办学水平、加强师资队伍和干 另方面,有些高职院校对档案工作人员缺乏足够的重
科学化的档案队伍,更好地促进高职院校的发展。
有帮助的,经过段时间的建设和业务培训,通过对各项
部队伍建设、保障档案资源在日常校务活动中充分发挥 视和关心,对其工作方法简单生硬,也不利于档案管理
同时,高职院校也可以发挥学生资源的优势,增设较
方针政策、法律法规和档案专业理论知识等的系统化学习,
作用的基础性工作。最近中央和国务院提出了关于分 人员工作积极性的发挥。
多的勤工助学岗位,选出计算机能力强的学生参加档案信
档案管理人员的眼界得以开阔,工作思维和思路也都会得
类推进事业单位改革的指导意见》,高校教改不断推进, 1.2管理制度欠规范,档案质量不高,技术手段落后
息化建设和管理工作,前期进行对的指导,后期形成
到拓展,也就可以更好地指导工作以适应新时期高校教育
人事制度改革不断深化,档案管理工作必须努力加强自 有些高职院校前后的隶属关系发生改变,加上办学规
可持续的传帮带梯队,方面可解决档案管理人手不够的
事业发展对高校档案管理的新要求。
身建设,适应改革新形势,提高管理服务水平。本文就 模大小不,档案管理方式也不同等历史原因,使得各高
难题和经费短缺的瓶颈,另方面为学生提供了实践锻炼
2.2加强规章制度建设,提
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