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高职院校档案数字化平台建设

文档名称:高职院校档案数字化平台建设
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上传者:赵文雷
添加时间:2019/05/06
内容摘要:
总第 607期 2016年 3月
管理观察
第 8期 中旬出版
在当前信息技术和数字化技术日益成熟的背景下, 实时的检索与阅读,实现档案资源的在线共享,显著提
我 国各 个 行 业都 发 生了 较 为 明显 的 变 化, 这 对 档案 管 理 高 档案 的 利 用价 值, 为高 职 院 校教 学 改 革和 评 估工 作 提
工作也提出了对应的新的要求。在该环境背景下,档案 供 服务。 而 高 职院 校 财务 档 案 的数 字 化 则同 样 可以 实 现
管理的数字化建设与管理已经成为了档案管理工作的重 财 务档 案 的 数字 化 加工 和 处 理,使 得 档 案数 据 可以 快 速
要内容和必然发展趋势。2014年 12月,中共中央办公厅、传递,提高财务档案管理水平。
国 务院 办 公 厅印 发 了关 于 加 强和 改 进 新形 势 下档 案 工
作的意见 》,对各档案馆信息化建设管理工作进行了重
点部署、高职院校应该以该发展机遇为契机,积极开展
档案管理数字化管理平台建设工作,实现档案的数字化、
网络化,使得传统的档案管理方式进入数字化时代,提 在构建高职院校档案数字化平台的过程中,可以使
高高职院校档案管理的整体水平。用 BSBrowserServer, 浏览器 服务器 结构,该系统的
所 有功 能 都 可以 通 过使 用 标 准的 浏 览 器进 行 阅读, 从 而
使得整个档案管理系统后续的升级与维护工作更加简单。
当技术和应用环境成熟之后可以利用 Internet为公众提供
所谓档案数字化就是利用计算机技术、多媒体数字 档 案查 询 服 务。系 统 的易 用 性 特点 也 使 得系 统 在使 用 过
技 术、数 字 化 存储 技 术和 数 据 库技 术 将 档案 信 息进 行 存 程 中能 够 让 操作 人 员快 速 掌 握系 统 操 作要 领, 在设 备 构
储、处理和传递,使得传统的纸质档案通过数字化加工 建 完成 之 后 即可 快 速完 成 系 统安 装 调 试工 作, 使得 系 统
之 后可 以 建 立完 善 的索 引, 并 以电 子 文 件的 形 式进 行 保 的 效用 得 以 充 分发 挥。 基 于 BS 结 构 的档 案 数 字化 管 理
存与存储,能够在计算机网络中快速的传递。平台还具有丰富的外部接口,便于与外界进行信息交换,
高职院校不论是教学档案还是财务档案,通过数字并在后续使用过程中对系统进行适时的升级和功能扩展。
化 处理 之 后 都能 够 显著 的 提 高档 案 的 管理 效 率,促 进 高 该系统利用电子影像技术,不仅可以快速的调阅文件、
校教学工作和财务管理工作水平的提高。例如,针对教 灵 活的 处 理 档案 信 息,而 且 还 可以 将 数 字化 处 理之 后 的
学 档案 资 源 的数 字 化处 理, 应 用数 字 化 档案 信 息系 统 对 信 息迅 速 通 过网 络 进行 发 布 和共 享, 满 足高 职 院校 档 案
教学档案进行数字化管理,使得档案资源逐步数字化、管理工作的实际要求,其整体架构如图 1所示。
信息化,从而在学校内部形成大规模的、不受空间限制
的 档案 数 据 中心。 在 校园 内 部 可以 利 用 移动 互 联网 进 行 在档案的数字化平台构建过程中,可以根据高职院
98总第 607期 2016年 3月
管理观察
第 8期 中国高校管理 中旬出版
水平,但是其所带来的安全问题也必须予以重视,在实
际的管理工作中应该采取对应的措施予以强化处理。
1.强化平台的数据安全管理
管理平台存储的数据资源安全问题是数字化平台数
据安全问题,在平台构建过程中为了确保数据的真实性、
完整性与保密性,就必须从平台操作系统、数据库管理
等多个方面着手,加强安全管理。同时,要制定完善的
档案数据存储、备份、格式转换和文件保护等操作管理
制度,给档案数据资源形成有效保障。
2.加强网络安全管理
校的档案类型,例如教学档案和财务档案,构建专门的
基于 BS 架构的档案资源数字化平台虽然能够有效
档案数字化管理模块,为相关档案管理工作提供支持。
地 利用 互 联 网进 行 信息 发 布、 档案 资 源 查询 和 共享 等 功
但是,其基本的功能类似,因此本文主要就高校教学档
能,但是也面临着来自网络的诸多不安全因素,例如受
案 的数 字 化 平台功 能进 行 分 析,其 主 要 包括 六 个基 本 的
到 病 毒、 黑 客 入 侵 等。 为 了 保 证 平 台的 稳 定 运 行,
在当前信息技术和数字化技术日益成熟的背景下, 实时的检索与阅读,实现档案资源的在线共享,显著提
功能模块: 就必须加强网络安全管理,保证网络的安全水平,构建
我 国各 个 行 业都 发 生了 较 为 明显 的 变 化, 这 对 档案 管 理 高 档案 的 利 用价 值, 为高 职 院 校教 学 改 革和 评 估工 作 提
1. 系统维护功能,主要包括系统的初始化设置,卷
完善的安全防御管理体系。
工作也提出了对应的新的要求。在该环境背景下,档案 供 服务。 而 高 职院 校 财务 档 案 的数 字 化 则同 样 可以 实 现
宗 管 理、 权 限 设 置、 数 据 字 典 设 置、 系 统 日 志、 数 据 备
3.加强平台应用安全管理
管理的数字化建设与管理已经成为了档案管理工作的重 财 务档 案 的 数字 化 加工 和 处 理,使 得 档 案数 据 可以 快 速
份与恢复、数据库设置以及访问设置。
高职院校档案数字化平台系统在实际的使用过程中
要内容和必然发展趋势。2014年 12月,中共中央办公厅、传递,提高财务档案管理水平。
2. 档案信息录入,根据卷宗、文件以及学员号等顺
可 能会 因 为 教师 安 全意 识 不 足,设 置 的 操作 口 令过 于 简
国 务院 办 公 厅印 发 了关 于 加 强和 改 进 新形 势 下档 案 工
序进行分区域的档案信息录入与整理,例如卷宗级管理、
单,或者违规使用账号等问题而导致档案信息泄密、原
作的意见 》,对各档案馆信息化建设管理工作进行了重
文件级管理、学籍管理和类目级管理等,主要完成档案
始信息篡改等问题。因此,在管理工作中应该对平台的
点部署、高职院校应该以该发展机遇为契机,积极开展
的日常管理工作。
应用进行安全级别权限管理,设置层次化的管理规范。
档案管理数字化管理平台建设工作,实现档案的数字化、
3.档案信息检索,该功能主要是按照卷宗号、学员号、
网络化,使得传统的档案管理方式进入数字化时代,提 在构建高职院校档案数字化平台的过程中,可以使
密级、题名等信息检索对应的档案,并将档案结果的链
高高职院校档案管理的整体水平。用 BSBrowserServer, 浏览器 服务器 结构,该系统的
接导出,通常包括卷宗检索、文件检索、师资检索与学
所 有功 能 都 可以 通 过使 用 标 准的 浏 览 器进 行 阅读, 从 而
籍检索四类。
使得整个档案管理系统后续的升级与维护工作更加简单。
4. 档案信息管理,主要针对档案的借阅、挂失和销
当技术和应用环境成熟之后可以利用 Internet为公众提供
毁工作进行管理。例如借阅管理功能,主要是对档案借
1.信息化建设准则欠规范
所谓档案数字化就是利用计算机技术、多媒体数字 档 案查 询 服 务。系 统 的易
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